Outsourcing คืออะไร?
Outsourcing คือ การทำสัญญาจ้างบุคคลจากภายนอกหรือจากองค์กรอื่นเพื่อทำงานบางอย่างให้กับองค์กรของตนเอง ที่มักจะเรียกกันว่าการ “จ้าง Outsource” ตัวอย่างเช่น จ้างผลิตสินค้า จ้างส่งออก และจ้างบริหารบางส่วน
โดย Outsourcing มักจะพบเห็นได้บ่อยในงาน IT ที่จ้างคนนอกมาจัดการระบบสาระสนเทศในองค์กร และในงาน Marketing ที่หลายบริษัทในปัจจุบันมักจะจ้าง Agency มาดูแลเรื่องการตลาดให้กับบริษัทแทนที่จะตั้งแผนกการตลาดขึ้นมาทำเอง
กล่าวคือ Outsourcing เป็นการจ้างบุคคลหรือองค์กรจากภายนอกองค์กรที่มีความสามารถเฉพาะทาง เพื่อเข้ามาทำงานบางอย่างให้นั่นเอง
ทำไมถึงจ้าง Outsource?
สำหรับสาเหตุที่ต้องจ้าง Outsource มาทำแทนมีอยู่มากมายหลายสาเหตุ ตามแต่ปัญหาที่องค์กรแต่ละองค์กรจะประสบพบเจอ ตัวอย่าเช่น
บริษัทไม่มีทรัพยากรที่จะทำเรื่องนั้น อย่างเช่น ไม่มีทรัพยากรคนหรือไม่มีคนที่มีความสามารถพอจะทำงานบางอย่างได้
ปกติทำได้ แต่ในครั้งนี้ไม่สะดวกที่จะทำเอง เป็นการจ้างเฉพาะครั้งนี้หรือจ้างเป็นครั้งคราว เพื่อจัดการปัญหาบางอย่างที่ปัจจุบันไม่สะดวกที่จะจัดการเออง
ต้องการใช้ประโยชน์เรื่องเวลา (Time Zone ต่างกัน) เช่น เว็บขายของ Online ที่ลูกค้าสอบถามได้ 24 ชั่วโมง เวลากลางวันจะจ้างพนักงานในประเทศมาคอยตอบปัญหาให้ลูกค้า ส่วนกลางคืนจะจ้างบริษัทที่รับเป็น Customer Support จากต่างประเทศ (ที่เป็นเวลากลางวัน) มาดูแล เพื่อลดต้นทุนการจ้างพนักงานในประเทศเวลากลางคืนที่มีราคาแพงกว่า
ใช้ทรัพยากรที่มีไปกับด้านอื่นที่คุ้มค่ากว่า ทำได้/ทำเป็น แต่ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ไปทำอย่างอื่นคุ้มกว่าหรือได้ผลตอบแทนมากกว่า รวมถึงการที่ทำเองไม่คุ้มเท่ากับจ้าง Outsource
จะเห็นว่าเหตุผลที่ใช้ Outsource ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไร ล้วนมาจาก “ไม่คุ้มที่จะทำเอง” หรือ “ไม่พร้อมที่จะทำเอง” หรือในอีกความหมายหนึ่งคือ ใช้เพื่อแลกกับต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Costs) ในการทำเอง
ข้อดีของ Outsourcing
ข้อดีของ Outsourcing คือเรื่องต้นทุน (Cost) ทั้งต้นทุนที่เป็นเงิน ต้นทุนเวลา และต้นทุนในด้านบุคลากร การใช้ Outsourcing จะช่วยประหยัดต้นทุนเหล่านี้ได้ค่อนข้างดีเมื่อองค์กรมีงานอื่นที่สำคัญกว่า
องค์กรสามารถมุ่งแต่เรื่องสำคัญได้ เช่น บริษัท GIG เด่นเรื่องการผลิตที่คุณภาพสูงกว่าเจ้าอื่น การจ้าง Outsource ทำให้บริษัท GIG สามารมุ่งไปที่เรื่องการผลิตให้มีคุณภาพสูงได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลกับเรื่องอือ่น
ได้ประโยชน์จากต้นทุนต่ำกว่า เพราะคงไม่มีใครเลือกที่จะจ้างผลิต ทั้งที่สามารถทำเองได้ด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า
ได้ประโยชน์จากเรื่องเวลาที่ต่างกัน (Time Zone ต่างกัน) เช่น เว็บขายของ Online ที่ลูกค้าสอบถามได้ 24 ชั่วโมง เวลากลางวันจะจ้างพนักงานในประเทศมาคอยตอบปัญหาให้ลูกค้า ส่วนกลางคืนจะจ้างบริษัทที่รับเป็น Customer Support จากต่างประเทศ (ที่เป็นเวลากลางวัน) มาดูแล ทำให้มีต้นทุนที่ต่ำกว่า เพราะถ้าจ้างพนักงานในประเทศเวลากลางคืนต้องจ่ายมากกว่าปกติ
เป็นผู้ที่เชี่ยวชาญเฉพาะทาง Outsource มักรู้ลึกและรู้จริง เพราะบริษัทหรือบุคคลที่ให้บริการในลักษณะนี้เค้าก็จะทำแต่งานในลักษณะนั้นอยู่แบบเดียวมาโดยตลอด
ใช้เป็นเครื่องมือป้องกันความเสี่ยงได้ เช่น บริษัท A ผลิตถุงผ้า ซึ่งบริษัท A จะจ้างบริษัท B (ที่ผลิตถุงผ้าเหมือนกัน) ผลิตถุงผ้าบางส่วน ในช่วงที่กำลังการผลิตของบริษัท A ไม่พอ ทำให้บริษัท A สามารถผลิตสินค้าได้ครบตามสัญญาแม้ว่าจะผลิตไม่ทัน
ข้อเสียของ Outsourcing
ข้อเสียและความเสี่ยงของการใช้ Outsource โดยส่วนมากจะมาจากการที่ Outsource ไม่สามารถทำแทนตามที่ต้องการได้อย่าง 100% และความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างกัน
ข้อมูลรั่วไหล ในกรณีที่จ้าง Outsource มาดูแลเรื่องข้อมูลต่าง ๆ มีความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญของเราจะหลุดไปยังคู่แข่ง เพราะ Outsource เองไม่ได้ทำงานให้กับเพียงบริษัทเราเพียงบริษัทเดียว
ตอบได้แค่ตามที่เราสั่ง ในงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้า เช่น Customer Support ต่าง ๆ เพราะพนักงาน Outsource ที่เราจ้างมาตอบลูกค้า ก็จะตอบได้เท่าที่ได้ให้ข้อมูลไว้ หรือทำได้เพียงรับเรื่องไว้แล้วส่งให้เรา
ความผูกพันธ์กับองค์กรต่ำ เพราะ Outsource คือคนนอกที่ทำงานตามที่ตกลงกันไว้ ไม่มีเรื่องความอยากก้าวหน้า จนทำให้มีเป้าหมายว่าจะต้องทำงานให้เสร็จเร็วเป็นหลักเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
อาจเกิดความเข้าใจผิดจากการสื่อสาร ที่พบได้บ่อยคือการทำงานไม่ตรงกับที่ได้ตกลงกันเอาไว้ และบริษัทที่ว่าจ้างมารับรู้ในภายหลังที่ไม่สามารถแก้ไขได้แล้ว
ปัญหาความไม่ต่อเนื่องของงาน เมื่อมีการเปลี่ยน Outsource จากเจ้าหนึ่งไปเป็นอีกเจ้าหนึ่ง Outsource ก็จะต้องเริ่มทำความเข้าใจกันใหม่อีกครั้ง รวมทั้งอาจจะต้องทำความเข้าใจกับงานที่ Outsource รายก่อนหน้าได้ทำทิ้งไว้ ทำให้ในช่วงแรกของงานดำเนินไปได้ช้า
