Outsourcing คือ การทำสัญญาจ้างบุคคลจากภายนอกหรือจากองค์กรอื่น เพื่อมาทำงานบางอย่างให้กับองค์กรของตนเอง ที่มักจะเรียกกันว่าการ “จ้าง Outsource” ตัวอย่างเช่น จ้างผลิตสินค้า จ้างส่งออก และจ้างบริหารบางส่วน
สรุป Outsourcing คือ การจ้างคนนอกมากทำงานบางอย่างให้กับบริษัทนั่นเอง
โดย Outsourcing มักจะเห็นบ่อย ๆ ในงาน IT ที่จ้างคนนอกมาจัดการระบบสาระสนเทศในองค์กร และในงาน Marketing ที่หลายบริษัทในปัจจุบันมักจะจ้าง Agency มาดูแลเรื่องการตลาดให้กับบริษัทแทนที่จะทำเอง
ทำไมถึงจ้าง Outsource?
สำหรับสาเหตุที่ต้องจ้าง Outsource มาทำแทนมีอยู่มากมายหลายสาเหตุ ตามแต่ปัญหาที่องค์กรแต่ละองค์กรจะประสบพบเจอ ตัวอย่าเช่น
บริษัทไม่มีทรัพยากรที่จะทำเรื่องนั้น อย่างเช่น ไม่มีทรัพยากรคนหรือไม่มีคนที่มีความสามารถพอจะทำได้
ปกติทำได้ แต่ในครั้งนี้ไม่สะดวกที่จะทำเอง จ้างเฉพาะครั้งนี้ หรือจ้างเป็นครั้งคราว
ต้องการใช้ประโยชน์เรื่องเวลา (Time Zone ต่างกัน) เช่น เว็บขายของ Online ที่ลูกค้าสอบถามได้ 24 ชั่วโมง เวลากลางวันจะจ้างพนักงานในประเทศมาคอยตอบปัญหาให้ลูกค้า ส่วนกลางคืนจะจ้างบริษัทที่รับเป็น Customer Support จากต่างประเทศ (ที่เป็นเวลากลางวัน) มาดูแล เพื่อลดต้นทุนการจ้างพนักงานในประเทศเวลากลางคืนที่มีราคาแพงกว่า
ใช้ทรัพยากรที่มีไปกับด้านอื่นที่คุ้มค่ากว่า ทำได้/ทำเป็น แต่ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ไปทำอย่างอื่นคุ้มกว่าหรือได้ผลตอบแทนมากกว่า รวมถึงการที่ทำเองไม่คุ้มเท่ากับจ้าง Outsource
จะเห็นว่าเหตุผลที่ใช้ Outsource ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไร ล้วนมาจาก “ไม่คุ้มที่จะทำเอง” หรือ “ไม่พร้อมที่จะทำเอง”
ข้อดีของ Outsourcing
ข้อดีของ Outsourcing คือ เรื่องต้นทุน (Cost) ทั้งต้นทุนที่เป็นเงิน ต้นทุนเวลา และต้นทุนในด้านบุคลากร การใช้ Outsourcing จะช่วยประหยัดต้นทุนเหล่านี้ได้ค่อนข้างดีเมื่อองค์กรมีงานอื่นที่สำคัญกว่า
องค์กรสามารถมุ่งแต่เรื่องสำคัญได้ เช่น บริษัท GIG เด่นเรื่องการผลิตที่คุณภาพสูงกว่าเจ้าอื่น การจ้าง Outsource ทำให้บริษัท GIG สามารมุ่งไปที่เรื่องการผลิตให้มีคุณภาพสูงได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลกับเรื่องอือ่น
ได้ประโยชน์จากต้นทุนต่ำกว่า เพราะคงไม่มีใครเลือกที่จะจ้างผลิต ทั้งที่สามารถทำเองได้ด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า
ได้ประโยชน์จากเรื่องเวลาที่ต่างกัน (Time Zone ต่างกัน) เช่น เว็บขายของ Online ที่ลูกค้าสอบถามได้ 24 ชั่วโมง เวลากลางวันจะจ้างพนักงานในประเทศมาคอยตอบปัญหาให้ลูกค้า ส่วนกลางคืนจะจ้างบริษัทที่รับเป็น Customer Support จากต่างประเทศ (ที่เป็นเวลากลางวัน) มาดูแล ทำให้มีต้นทุนที่ต่ำกว่า เพราะถ้าจ้างพนักงานในประเทศเวลากลางคืนต้องจ่ายมากกว่าปกติ
เป็นผู้ที่เชี่ยวชาญเฉพาะทาง Outsource มักรู้ลึกและรู้จริง เพราะบริษัทหรือบุคคลที่ให้บริการในลักษณะนี้เค้าก็จะทำแต่งานในลักษณะนั้นอยู่แบบเดียวมาโดยตลอด
ใช้เป็นเครื่องมือป้องกันความเสี่ยงได้ เช่น บริษัท A ผลิตถุงผ้า ซึ่งบริษัท A จะจ้างบริษัท B (ที่ผลิตถุงผ้าเหมือนกัน) ผลิตถุงผ้าบางส่วน ในช่วงที่กำลังการผลิตของบริษัท A ไม่พอ ทำให้บริษัท A สามารถผลิตสินค้าได้ครบตามสัญญาแม้ว่าจะผลิตไม่ทัน
ข้อเสียของ Outsourcing
ข้อเสียและความเสี่ยงของการใช้ Outsource โดยส่วนมากจะมาจากการที่ Outsource ไม่สามารถทำแทนเราได้อย่าง 100% และความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างกัน
ข้อมูลรั่วไหล ในกรณีที่จ้าง Outsource มาดูแลเรื่องข้อมูลต่าง ๆ มีความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญของเราจะหลุดไปยังคู่แข่ง เพราะ Outsource เองไม่ได้ทำงานให้กับเพียงบริษัทเราเพียงบริษัทเดียว
ตอบได้แค่ตามที่เราสั่ง ในงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้า เช่น Customer Support ต่าง ๆ เพราะพนักงาน Outsource ที่เราจ้างมาตอบลูกค้า ก็จะตอบได้เท่าที่ได้ให้ข้อมูลไว้ หรือทำได้เพียงรับเรื่องไว้แล้วส่งให้เรา
ความผูกพันธ์กับองค์กรต่ำ เพราะ Outsource คือคนนอกที่ทำงานตามที่ตกลงกันไว้ ไม่มีเรื่องความอยากก้าวหน้า จนทำให้มีเป้าหมายว่าจะต้องทำงานให้เสร็จเร็วเป็นหลักเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
อาจเกิดความเข้าใจผิดจากการสื่อสาร ที่พบได้บ่อยคือการทำงานไม่ตรงกับที่ได้ตกลงกันเอาไว้ และบริษัทที่ว่าจ้างมารับรู้ในภายหลังที่ไม่สามารถแก้ไขได้แล้ว
ปัญหาความไม่ต่อเนื่องของงาน เมื่อมีการเปลี่ยน Outsource จากเจ้าหนึ่งไปเป็นอีกเจ้าหนึ่ง Outsource ก็จะต้องเริ่มทำความเข้าใจกันใหม่อีกครั้ง รวมทั้งอาจจะต้องทำความเข้าใจกับงานที่ Outsource รายก่อนหน้าได้ทำทิ้งไว้ ทำให้ในช่วงแรกของงานดำเนินไปได้ช้า
