ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คืออะไร?
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คือ ตัวเลขที่ใช้ประมาณการลูกหนี้การค้าที่กิจการคาดว่าจะกลายเป็นหนี้สูญ (Bad Debt) ที่จะไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้การค้าดังกล่าว โดยค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจะใช้สำหรับลดจำนวนสินทรัพย์ลง เพื่อทำให้ตัวเลขของสินทรัพย์ในบัญชีใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) แม้ว่าจะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายที่บันทึกในรายการปรับปรุง แต่ก็จะนับว่าเป็นค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีเท่านั้น
โดยที่ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจะไม่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษี (ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายตามประมวลรัษฎากร) เนื่องจาก เป็นเพียงแค่ตัวเลขคาดการณ์ว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้ เรียกว่า หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Debt) แต่ก็มีโอกาสที่จะได้รับหนี้ส่วนดังกล่าวคืนมาในอนาคต (แม้ว่าโอกาสจะต่ำก็ตาม)
กล่าวคือ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เป็นตัวเลขคาดการณ์ว่าลูกหนี้การค้าจะผิดนัดชำระหนี้ และหนี้ก้อนดังกล่าวคาดว่าจะกลายเป็นหนี้สูญ (Bad Debt) ในภายหลัง
การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
การตั้งสำรองค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) จะตั้งขึ้นมาจากการประมาณจากยอดขายเชื่อ หรือจากยอดหนี้ของลูกหนี้
ตัวอย่าง การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เช่น
- ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 3 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 20% จากยอดหนี้
- ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 6 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 40% จากยอดหนี้
จากตัวอย่าง “ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 3 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 20% จากยอดหนี้” หมายความว่า ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ไปแล้ว 3 เดือน คาดว่าลูกค้าไม่น่าจะสามารถจ่ายหนี้ได้ครบจำนวน น่าจะจ่ายขาดไป 20%
ทั้งนี้ ในแต่ละกิจการจะมีการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญแตกต่างกันออกไปตามระยะเวลาในการผิดนักชำระหนี้ของลูกหนี้การค้า (ยิ่งนาน ยิ่งตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเอาไว้สูง)
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ บันทึกบัญชี
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ บันทึกบัญชี (เรียกว่า การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ) ได้ดังนี้
- เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ xxx
- เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
อย่างไรก็ตาม หลังจากที่ได้บันทึกค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไปแล้ว (ขั้นตอนก่อนหน้า) แต่ก็ยังไม่สามารถตัดจำหน่ายหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายได้ตามเงื่อนไขของกฎหมายภาษีอากร แล้วคาดว่าหรือรู้อย่างแน่ชัดแล้วว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้อย่างแน่นอน จะต้องบันทึกบัญชีเพื่อตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญ ดังนี้
- เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
- เครดิต ลูกหนี้ xxx
หนี้สูญได้รับคืน
นอกจากนี้ ถ้าหากว่าหนี้สงสัยจะสูญจำนวนนั้นลูกหนี้การค้ากลับมาจ่ายคืนในภายหลัง ก็จะต้องบันทึกบัญชีกลับค่าใช้จ่ายที่บันทึกไปเมื่อก่อนหน้านี้ เพื่อทำให้ค่าใช้จ่ายของบริษัทเป็นอย่างที่ควรจะเป็น
โดยจะต้องบันทึกบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ดังนี้
- เดบิต ลูกหนี้ xxx
- เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
พร้อมกับบันทึกรับชำระหนี้จากเงินสดที่ได้มาจากการรับชำระหนี้จากลูกหนี้
- เดบิต เงินสด xxx
- เครดิต ลูกหนี้ xxx
