ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คือ ตัวเลขที่ใช้ประมาณการลูกหนี้การค้าที่กิจการคาดว่าจะกลายเป็นหนี้สูญ (Bad Debt) หรือจะไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้การค้าดังกล่าว โดยค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจะใช้สำหรับลดจำนวนสินทรัพย์ลง (ตัดเป็นค่าใช้จ่าย) เพื่อทำให้ตัวเลขของสินทรัพย์ในบัญชีใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย แต่อย่างไรก็ตามค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) จะนับว่าเป็นค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีเท่านั้น แต่จะไม่เป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษี
เพราะเป็นเพียงแค่ตัวเลขคาดการณ์ว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้
สรุปคอนเซ็ปต์ของ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ก็คือ ตัวเลขคาดการณ์ว่าลูกหนี้การค้าจะผิดนัดชำระหนี้ และหนี้ก้อนดังกล่าวคาดว่าจะกลายเป็นหนี้สูญ (Bad Debt) ในภายหลัง
การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
การตั้งสำรองค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) จะตั้งขึ้นมาจากการประมาณจากยอดขายเชื่อหรือจากยอดหนี้ของลูกหนี้
นอกจากนี้ ในแต่ละกิจการก็จะมีการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญแตกต่างกันออกไปตามระยะเวลาในการผิดนักชำระหนี้ของลูกหนี้การค้า (ยิ่งนานยิ่งตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้สูง)
ตัวอย่าง การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ:
ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 3 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 20% จากยอดหนี้
ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 6 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 40% จากยอดหนี้
จากตัวอย่าง “ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ 3 เดือน ตั้งสำรองเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 20% จากยอดหนี้” แปลเป็นภาษาง่าย ๆ คือ ลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ไปแล้ว 3 เดือน คาดว่าลูกค้าไม่น่าจะสามารถจ่ายหนี้ได้ครบจำนวน น่าจะจ่ายขาดไป 20%
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Account) แบบละเอียดได้ที่บทความ หนี้สงสัยจะสูญ คืออะไร
การบันทึกบัญชี ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
การบันทึกบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ สามารถทำได้ดังนี้
- เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ xxx
- เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
อย่างไรก็ตาม หลังจากที่ได้บันทึกค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไปแล้ว (ขั้นตอนก่อนหน้า) แล้วคาดว่าหรือรู้อย่างแน่ชัดว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้อย่างแน่นอน แต่ก็ยังไม่สามารถตัดจำหน่ายหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายได้ตามเงื่อนไขของกฎหมายภาษีอากร
โดยจะต้องบันทึกดังนี้
- เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
- เครดิต ลูกหนี้ xxx
นอกจากนี้ ถ้าหากว่าหนี้สงสัยจะสูญจำนวนนั้นลูกหนี้การค้ากลับมาจ่ายคืนในภายหลัง ก็จะต้องบันทึกบัญชีกลับค่าใช้จ่ายที่บันทึกไปเมื่อก่อนหน้านี้เพื่อทำให้ค่าใช้จ่ายของบริษัทเป็นอย่างที่ควรจะเป็น
โดยจะต้องบันทึกดังนี้
- เดบิต ลูกหนี้ xxx
- เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xxx
พร้อมกับบันทึกรับชำระหนี้จากเงินสดที่ได้มาจากการรับชำระหนี้จากลูกหนี้
- เดบิต เงินสด xxx
- เครดิต ลูกหนี้ xxx
