ทฤษฎี Z คือ ทฤษฎีที่จะกล่าวถึงลักษณะเด่น 7 ประการของการบริหารงานแบบญี่ปุ่น โดย ทฤษฎี Z หรือ Theory Z คือ ผลงานของ William Ouchi ที่เผยแพร่ในช่วงปี 1980s ในหนังสือชื่อ Theory Z: How American Management Can Meet the Japanese Challenge
โดยข้อสังเกตในเบื้องต้นของ William Ouchi ใน Theory Z หรือ ทฤษฎี Z คือ การมองว่าคนต้องการความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและงาน (Work-life Balance) ในขณะที่พวกเขาเหล่านั้นก็ต้องการความมั่นคงในตำแหน่งงานที่ทำ
นอกจากนี้ ทฤษฎี Z ยังได้มีการอธิบายถึงลักษณะเด่นของการบริหารงานแบบญี่ปุ่น โดยแบ่ง Theory Z หรือ ทฤษฎี Z ออกเป็น 7 ประการ ตามข้อสังเกตที่ William Ouchi มีต่อบริหารงานแบบญี่ปุ่น ประกอบด้วย:
- การจ้างงานแบบตลอดชีพ (Lifetime Employment)
- การประเมินผลงาน (Evaluation)
- เลื่อนตำแหน่งอย่างช้าๆ (Slow Promotion)
- ลักษณะงานตรงกับความถนัด (Non-specialized Career Paths)
- การควบคุมที่ไม่มีรูปแบบชัดเจน (Implicit Control Mechanism)
- การตัดสินใจแบบร่วมกันตัดสินใจ (Collective Decision Making)
- ความสัมพันธ์ (Holistic Concern)
การจ้างงานแบบตลอดชีพ (Lifetime Employment)
การจ้างงานแบบตลอดชีพ (Lifetime Employment) จะทำให้พนักงานรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กร รู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร รวมทั้งรู้สึกเป็นหนี้องค์กร เนื่องจากองค์กรคือผู้มีพระคุณที่ให้งานทำ
ถ้าหากใครเคยเห็นวัฒนธรรมองค์กรแบบญี่ปุ่นมาบ้าง อาจจะเคยเห็นว่าคนญี่ปุ่นเลิกงานแล้วจะยังไม่กลับทันที ต้องอยู่ทำงานต่อจนเสร็จ ที่พนักงานเหล่านั้นถือเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาที่ต้องทำงานต่อจนเสร็จ
ความสัมพันธ์ (Holistic Concern)
วัฒนธรรมองค์กรแบบญี่ปุ่นจะเป็นความสัมพันธ์เหมือนครอบครัว เน้นอยู่แบบพึ่งพากันมากกว่าการอยู่แบบปัจเจกบุคคลแบบวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรแบบตะวันตก
การประเมินผลงาน (Evaluation)
การประเมินผลงาน (Evaluation) ของการบริหารงานแบบญี่ปุ่นจะประเมินผลงานแบบเป็นกลุ่ม ซึ่งเป็นวิธีที่ต่างจากวัฒนธรรมแบบตะวันตกที่จะประเมินที่ตัวบุคคล
เลื่อนตำแหน่งอย่างช้าๆ (Slow Promotion)
ส่วนใหญ่ในการเลื่อนตำแหน่งของบริษัทญี่ปุ่นจะเกิดขึ้นอย่างช้าๆ บางครั้งในการประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่งอาจจะใช้เวลา 5 – 10 ปี อีกทั้งยังมีเรื่องความอาวุโสเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
ซึ่งเรื่องความอาวุโสคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้การเลื่อนตำแหน่งในองค์กรญี่ปุ่นเกิดขึ้นช้ามาก เพราะถึงแม้ว่าจะมีความสามารถเหนือกว่า แต่ถ้ามีอายุน้อยก็จำเป็นจะต้องรอช่วงเวลาที่เหมาะสมในการขึ้นตำแหน่งที่สูงอยู่ดี
ทำให้ถ้าหากสังเกตดีๆ จะพบว่าในความเป็นจริงก็จะเป็นไปตามแนวคิดของ ทฤษฎี Z หลายครั้ง พนักงานระดับสูงในองค์กรญี่ปุ่น ค่อนข้างจะเป็นคนมีอายุมากกว่าเป็นคนหนุ่มสาว
ไม่เน้นงานตรงกับความถนัด (Non-specialized Career Paths)
ในองค์กรญี่ปุ่นจะเน้นทำงานตามความถนัดเป็นหลัก แต่ก็มีการให้พนักงานได้มีประสบการณ์ในอีกสายงานด้วยการเปลี่ยนพนักงานไปทดลองงานในส่วนอื่นบ้าง เพื่อให้พนักงานได้ค้นหาความถนัดด้านอื่น
ทำให้ในองค์กรญี่ปุ่นพนักงานคนหนึ่งอาจมีความสามารถหลายด้าน ซึ่งเป็นความสามารถที่เกี่ยวข้องกัน ส่งผลให้นอกจากพนักงานจะมีความสามารถรอบด้านแล้ว ยังทำให้พนักงานเข้าใจภาพรวมของการดำเนินงาน
การควบคุมที่ไม่มีรูปแบบชัดเจน (Implicit Control Mechanism)
ทฤษฎี Z อธิบายว่า องค์กรญี่ปุ่นในหลายเรื่องมักจะไม่ค่อยมีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน มักจะใช้คำพูดหรือความรู้สึก (ว่าต้องทำ) ในการจะทำอะไรบางอย่างมากกว่า
ตัวอย่างเช่น การทำงานต่อหลังจากเวลาเลิกงานของคนญี่ปุ่น ก็เป็นเรื่องที่ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในกฎของบริษัท (และในบางบริษัทก็ไม่ได้ทำให้ได้เงินเพิ่ม)
การตัดสินใจแบบร่วมกันตัดสินใจ (Collective Decision Making)
ใช้การตัดสินใจเป็นกลุ่ม มีอะไรก็จะต้องผ่านความคิดเห็นของกลุ่มก่อน ถึงแม้ว่าจะเป็นสิ่งที่ดีมากแค่ไหนแต่ถ้าไม่ผ่านความเห็นของกลุ่มก็จะไม่สามารถเกิดขึ้นได้
เป็นทั้งด้านดีและไม่ดีในตัวเอง ส่วนดีคือจะเป็นการคัดกรองได้ในรดับหนึ่งว่าจะมีปัญหาตามมาหรือไม่ แต่จุดด้อยของระบบนี้คือ ถ้าหากไม่ถูกใจคนส่วนใหญ่ก็จะไม่มีความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
Source: Theory Z of Ouchi the Japanese Management
