หนี้สงสัยจะสูญ คือ หนี้สินประเภทหนึ่งที่เป็นผลมาจากการขายสินค้าในลักษณะของการให้สินเชื่อหรือการให้ Credit Term กับผู้ซื้อ บางครั้งลูกหนี้ลูกหนี้ก็อาจจะจ่ายเงินตามที่ตกลงกันไว้ จ่ายเงินล่าช้ากว่ากำหนด หรือในกรณีที่แย่ที่สุดคือผิดนัดชำระหนี้และกลายเป็นหนี้สูญ (Bad Debt)
หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Account) คือลูกหนี้ที่บริษัทคาดว่าไม่น่าสามารถเรียกเก็บเงินได้ (คาดว่าจะกลายเป็น หนี้สูญ) หรืออาจจะเก็บได้แต่ไม่ครบ 100%
โดยหน้าที่หรือประโยชน์หลักของ หนี้สงสัยจะสูญ คือ การใช้เป็นตัวเลขประมาณการเพื่อทำให้บริษัทเห็นตัวเลขของรายการลูกหนี้การค้าที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด (คาดว่าจะเก็บได้จริงเท่าไหร่) เพราะอย่างที่บอกว่าลูกหนี้การค้ามีโอกาสที่จะไม่สามารถเก็บได้ 100% อาจจะขาดนิดหน่อยในระดับ 2-3% หรือแย่ที่สุดคือเก็บไม่ได้เลย
การประมาณการดังกล่าวจะเรียกว่าค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) ที่ตั้งขึ้นมาจากการประมาณจากยอดขายเชื่อหรือจากยอดหนี้ของลูกหนี้
ดังนั้น เมื่อมีการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญขึ้นมา ก็จะสามารถประมาณการได้ว่าจะเก็บหนี้จากลูกหนี้การค้าได้จริงประมาณเท่าไหร่ โดยเขียนเป็นสมการได้ว่า:
ลูกหนี้การค้าที่คาดว่าจะเก็บได้ = ลูกหนี้การค้า – ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
ตัวอย่างเช่น ประมาณการจากยอดขายเชื่อ 5% โดยยอดขายเชื่อให้กับนายเอคือ 1 ล้านบาท ดังนั้น หนี้สงสัยจะสูญที่จะตั้งเป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในบัญชีจะเป็น 50,000 บาท
หรือพูดเป็นภาษาที่ง่ายกว่านั้นคือบริษัทคาดว่าจะเก็บหนี้ได้จากนาย A แค่ 950,000 บาท อีก 50,000 คาดว่าจะกลายเป็นหนี้สูญ
ซึ่งทั้งหมดก็คือที่มาของหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Account) ว่าทำไมสงสัยจะสูญ
หนี้สงสัยจะสูญ คือ ค่าใช้จ่าย
ในการบันทึกบัญชี หนี้สงสัยจะสูญ หรือ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ จะบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น แต่จะไม่นับเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษี (เพราะยังไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง แค่คาดว่าน่าจะสูญหรือน่าจะไม่ได้คืน)
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) อย่างละเอียด พร้อมกับวิธีบันทึกบัญชีของค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญได้ที่บทความ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คืออะไร?
นอกจากนี้ เนื่องจากการบันทึกหนี้สงสัยจะสูญได้บันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย
ทำให้ในท้ายที่สุดถ้าหากหนี้สงสัยจะสูญจำนวนนั้นสามารถเรียกเก็บได้ (ด้วยเหตุผลบางอย่าง) ก็จะต้องทำบัญชีกลับค่าใช้จ่ายที่บันทึกไปเมื่อตอนที่ตั้ง หนี้สงสัยจะสูญ ไว้เมื่อก่อนหน้านี้ เพื่อทำให้ค่าใช้จ่ายของบริษัทลดลงอย่างที่ควรจะเป็น
