KPI คืออะไร?
KPI คือ Key Performance Indicator หรือดัชนีที่ใช้เป็นเครื่องมือบ่งบอกประสิทธิภาพการดำเนินงาน สำหรับการประเมินว่าผลของการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ โดยการตั้ง KPI จะถูกตั้งเป็นตัวเลขเพื่อให้เห็นชัดเจนว่าผลการดำเนินงานผ่านเกณฑ์หรือไม่
ประโยชน์ของ KPI หรือ Key Performance Indicator คือการใช้เป็นเครื่องมือและเป้าในการวัดผลการดำเนินงานของตัวพนักงาน และใช้ KPI ในการวัดผลของเป้าหมาย (Goal) ที่ตั้งขึ้นมา ซึ่งเป็นสิ่งที่จะทำให้เห็นว่าการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม
ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการเพิ่มยอดขายจากลูกค้ารายใหม่ใน 1 เดือน การตั้ง KPI อาจตั้งว่าต้องได้ลูกค้าเพิ่มขึ้น X% ใน 1 เดือน
จากตัวอย่างจะเห็นว่า KPI คือ สิ่งที่สามารถทำให้ระบุได้ชัดเจนว่าตรงไหนเรียกว่า “สำเร็จ” แทนที่จะเป็นการพูดลอย ๆ ว่าต้องการเพิ่มลูกค้าแต่ไม่รู้ว่าต้องมีลูกค้าเพิ่มขึ้นกี่คนจึงจะสำเร็จ
วิธีการตั้ง KPI
จากการที่ KPI คือเครื่องมือในการวัดผลว่าการดำเนินงานสำเร็จหรือไม่ ทำให้การตั้ง KPI ในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละตำแหน่งจะแตกต่างกันออกไป
โดยหลักที่มักจะนำมาใช้ในการตั้ง KPI คือ หลัก SMART ที่ประกอบด้วย 5 ส่วนตามชื่อย่อของหลัก SMART คือ Specific Measurable Achievable Realistic และ Timely โดยการตั้ง KPI ด้วยหลัก SMART จะเป็นการตั้ง KPI ให้สอดคล้องกับหลักทั้ง 5 ข้อ ซึ่งมีรายละเอียดต่อไปนี้:
- Specific – มีความเฉพาะเจาะจงและชัดเจน
- Measurable – สามารวัดผลได้ในทางสถิติ
- Achievable – เป็นเป้าหมายที่มีความเป็นไปได้
- Realistic – เป้าหมายต้องสอดคล้องกับความเป็นจริง
- Timely – มีระยะเวลากำหนดในการวัดผลชัดเจน
Specific
Specific คือ การที่ KPI จะต้องมีลักษณะที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจน การกำหนด KPI ขึ้นมาต้องบอกชัดเจนว่าต้องทำอะไรหรือต้องการอะไร
ตัวอย่างเช่น KPI คือ การเพิ่มยอดขาย x% ในระยะเวลา 1 ปี จากตัวอย่าง จะเห็นว่ามีการบอกอย่างชัดเจนว่าต้องการ “เพิ่มยอดขาย”
Measurable
Measurable คือ การตั้ง KPI ต้องสามารถวัดได้ในทางสถิติ หรือก็คือตั้งเป้าหมายของ KPI เป็นตัวเลข เพื่อที่จะสามารถวัดได้อย่างชัดเจนว่าผ่านตามเป้าหมายหรือไม่ผ่าน
ตัวอย่างเช่น ตั้ง KPI ว่า เพิ่มยอดขาย 15% เมื่อเทียบกับไตรมาสที่แล้ว ภายในระยะเวลา 1 ปี
จะเห็นว่าความง่ายของ KPI ที่วัดได้คือ เมื่อครบระยะเวลา 1 ปีถ้าบริษัทสามารถเพิ่มยอดได้ 15% จริงก็คือเป็นไปตามเป้าหมาย แต่ถ้าไม่สามารถทำได้ก็คือไม่เป็นไปตามเป้าหมายนั่นเอง
Achievable
Achievable คือ การตั้ง KPI ที่สามารถบรรลุผลหรือสำเร็จได้จริง หรือพูดง่ายให้ง่ายขึ้นก็คือ ตั้ง KPI บนความเป็นไปได้ (แต่ไม่ได้หมายความว่าให้ตั้งง่ายๆ ไว้ก่อน แบบที่ทำยังไงก็สำเร็จ)
การตั้ง KPI ที่ไม่สามารถบรรลุผลได้ (การตั้ง KPI ที่เกินความจริงไปเยอะ) ตัวอย่างเช่น ตั้งเป้าว่าจะเพิ่มยอดขาย 100% ใน 1 เดือน
Realistic
Realistic คือ การตั้ง KPI ต้องสอดคล้องกับความเป็นจริง ต้องตั้งให้สมเหตุสมผลกับสิ่งที่เป็นอยู่
ตัวอย่างเช่น บริษัท GGEZ ขาดทุนอย่างหนักต่อเนื่องมา 5 ปี แต่กลับตั้ง KPI ว่าปีนี้ต้องมีกำไรสุทธิคิดเป็น 45% ของต้นทุน
จะเห็นว่าในความเป็นจริงแล้วการที่บริษัทขาดทุนอย่างหนักมา 5 ปีติด แค่กำไร 0% หรือไม่ขาดทุนก็ลำบากแล้ว แต่จากตัวอย่างกลับตั้งเป้า KPI ไว้ถึง 25% ซึ่งไม่ได้สอดคล้องกับความเป็นจริง
Timely
Timely หมายถึง การที่ KPI ต้องมีการกำหนดช่วงระยะเวลาในการวัดผลที่ชัดเจน เช่น ภายใน 1 ปี หรือ 1 ไตรมาส
เช่น เพิ่มยอดขาย 15% ของไตรมาสถัดไป เมื่อเทียบกับไตรมาสที่แล้ว จากตัวอย่าง จะเห็นว่ากำหนดเวลาของการเพิ่มยอดขายให้ได้ 15% ก็คือภายใน 1 ไตรมาสถัดไป (3 เดือนถัดไป)
ตัวอย่าง KPI
อย่างที่บอกว่า KPI (Key Performance Indicator) คือ สิ่งที่ใช้วัดผลการดำเนินงาน ดังนั้นในการตั้ง KPI ก็จะแตกต่างกันออกไปในส่วนงาน โดยจะมีหน่วยวัดหรือสิ่งที่นำมาใช้เป็นตัวชี้วัดว่าเป็นไปตามเป้าหรือไม่ที่ต่างกัน
- KPI การตลาดและการขาย ได้แก่ จำนวนลูกค้าที่กลับมาซื้ออีกครั้ง, จำนวนลูกค้าใหม่, จำนวนการสั่งซื้อต่อเดือน, และยอดขาย เป็นต้น
- KPI การเงินและบัญชี ได้แก่ ต้นทุนทางการเงิน, ดอกเบี้ยจ่าย, ระยะเวลาในการชำระหนี้ของบริษัท, และอัตราส่วนทางการเงินทุกตัว
- KPI ฝ่ายผลิตและฝ่ายจัดซื้อ ได้แก่ จำนวนความผิดพลาดในการผลิต (Defect), การรับวัตถุดิบได้ทันเวลา, การผลิตที่ทันเวลา, จำนวนสินค้าคงคลัง, และต้นทุนต่อหน่วยของวัตถุดิบ เป็นต้น
