Lean คือ แนวคิดในการดำเนินงานระดับองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยพื้นฐานของ การผลิตแบบลีน หรือ Lean Manufacturing คือ การมุ่งเน้นไปที่การลดความสูญเปล่าในการดำเนินงาน (Waste) ที่ทำให้เกิดต้นทุนในการผลิตแต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสินค้าหรือบริการของธุรกิจ
Lean Manufacturing คือ การดำเนินงานอยู่บน 3 ส่วนที่เป็นพื้นฐานของแนวคิด Lean Manufacturing ได้แก่ การมุ่งเน้นการสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า (Create Value), ลดความสูญเปล่าในกระบวนการผลิตและดำเนินงาน (Eliminate Waste), และการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
สรุปแบบง่ายๆ Lean Manufacturing หรือ Lean คือ กระบวนการดำเนินงานที่เน้นสร้างมูลค่าให้มากที่สุด ในขณะที่มุ่งเน้นการใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่าที่สุดจากการลดความสูญเปล่า และมีการปรับปรุงการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
แนวคิด Lean คือ แนวคิดที่เป็นรู้จักในช่วงปี ค.ศ. 1980s ที่บริษัท Toyota ได้ใช้ระบบการผลิตที่ชื่อ Toyota Production System ที่เน้นการลดความสูญเปล่าในการดำเนินงานอย่างระบบ Just In Time จนบริษัทประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพด้านต้นทุน
สำหรับการสร้างการดำเนินงานแบบ Lean Manufacturing หรือการบริหารแบบ Lean Management สามารถวางแผนได้ด้วย หลักการพื้นฐาน 5 ประการของ Lean เรียกว่า Basic Principles of Lean ซึ่งประกอบด้วย
- Identify Value คือ การกำหนดคุณค่าที่ต้องการมอบให้กับลูกค้า
- Map the Value Stream คือ การวิเคราะห์แผนการดำเนินงานปัจจุบันขององค์กรอย่างละเอียด
- Create Continuous Workflow คือ การปรับปรุงการดำเนินงานหลังจากที่ได้วิเคราะห์ขั้นตอนการดำเนินงานทั้งหมด
- Create Pull System คือ การปรับการผลิตเป็นแบบการผลิตที่ผลิตตามความต้องการเป็นหลัก
- Continuous Improvement คือ การปรับปรุงขั้นตอนการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
Identify Value
ขั้นแรกของการสร้างระบบ Lean คือ เริ่มจากการ Identify Value หรือการวิเคราะห์หาสิ่งที่ต้องการสร้างมูลค่าให้ลูกค้า เป็นการวิเคราะห์ว่าบริษัทต้องการทำอะไรหรือต้องการเพิ่มมูลค่าอะไรเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
โดยคุณค่า (Value) ที่กำลังพูดถึงจะมาจากปัญหาของลูกค้าหรือที่เรียกว่า Pain Point ที่บริษัทต้องการจะแก้ไข ยิ่งคุณค่าที่ระบุคือการแก้ปัญหาที่เป็นเรื่องเฉพาะทางลูกค้าก็มีแนวโน้มที่จะยอมจ่ายเพื่อแก้ปัญหามากขึ้น ในทางกลับกัน อะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในกระบวนการแต่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าหรือการแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าสิ่งนั้นคือความสูญเปล่าที่ไม่ควรเกิดขึ้นในการดำเนินงาน
Map the Value Stream
ขั้นต่อมาของการสร้างการดำเนินงานแบบ Lean คือ การเขียนแผนการทำงาน (Workflow) ของทั้งองค์กรอย่างละเอียด ซึ่งจะประกอบไปด้วยขั้นตอนและลำดับการดำเนินงานอย่างละเอียด รวมถึงต้องอธิบายว่าแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนคืออะไรและมาจากไหน
ในขั้นตอนนี้ของการวางแผน Lean Manufacturing หรือ Lean Management คือ สิ่งจะทำให้เห็นว่า ขั้นตอนไหนบ้างในการดำเนินงานทำให้เกิดความสูญเปล่าและเกิดขึ้นเพราะอะไร และขั้นตอนใดบ้างทำให้เกิดการสร้างคุณค่าให้กับสินค้าหรือบริการ
โดยการวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานอะไรที่ทำให้เกิดเกิดความสูญเปล่า (Waste) อาจใช้แนวคิดความสูญเปล่า 7 ประการหรือ 7 Waste ในการวิเคราะห์แผนการดำเนินงานก็ได้ ซึ่งจะประกอบไปด้วย
- ความสูญเสียจากการเก็บวัสดุคงคลัง (Inventory)
- ความสูญเสียจากการผลิตมากเกินไป (Overproduction)
- ความสูญเสียจากการเคลื่อนไหว (Motion)
- ความสูญเสียจากการรอคอย (Delay)
- ความสูญเสียจากการผลิตของเสีย (Defect)
- ความสูญเสียจากการขนส่ง (Transportation)
- ความสูญเสียจากกระบวนการผลิต (Processing)
เพื่อไม่ให้บทความยาวเกินไปกว่านี้ สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสูญเปล่า 7 ประการหรือ 7 Waste แบบละเอียดต่อได้ที่บทความ 7 Waste คืออะไร
Create Continuous Workflow
หลังจากระบุได้แล้วว่าขั้นตอนการดำเนินงานมีอะไรเกิดขึ้นบ้าง อะไรคือความสูญเปล่าและอะไรสร้างคุณค่า ขั้นต่อมาคือการสอบถามปัญหาจากแต่ละส่วนงานว่า งานที่เกิดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นมีความจำเป็นเพื่อหาทางแก้ไขหรือนำขั้นตอนนั้นออกไปจากการดำเนินงาน เพื่อทำให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปตามแนวคิด Lean
และจากการที่เราได้รู้แล้วว่า Workflow เป็นอย่างไรอย่างละเอียดจากขั้นตอนที่แล้ว เมื่อปัญหาบางอย่างเกิดขึ้นหลังจากนี้จะทำให้ระบุได้ง่ายว่าปัญหาเกิดขึ้นที่ส่วนไหนของการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น ปัญหาคอขวดที่ทำให้การผลิตเสร็จไม่ทันเวลา จะสามารถรู้ได้ทันทีว่าส่วนงานไหนที่เป็นคอขวด
Create Pull System
หลังจากที่มีกระบวนการดำเนินงาน (Workflow) ที่มั่นคงแล้ว ขั้นต่อมาที่เป็นส่วนสำคัญของ Lean คือ การดำเนินงานเท่ากับความต้องการที่เกิดขึ้น ไม่ผลิตสินค้าเกินความต้องการซึ่งจะนำไปสู่ต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง
ตัวอย่างเช่น ร้านอาหารที่พ่อครัวจะทำอาหารต่อเมื่อมีออเดอร์เข้ามา ไม่ทำอาหารรอเอาไว้เพราะนอกจากจะทำให้อาหารไม่สดใหม่แล้ว ยังมีความเสี่ยงจากการที่ไม่มีลูกค้าเข้ามาแล้วต้องทิ้งอาหารจานนั้นไปฟรีๆ
Continuous Improvement
หลังจากสร้างกระบวนการดำเนินงานบนพื้นฐานของ Lean ได้แล้ว อีกส่วนที่สำคัญของ Lean System คือ วัดผลความสำเร็จว่าการดำเนินงานหลังจากการปรับปรุงก่อนหน้านี้ดีขึ้นจริงหรือไม่ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องต่อไป
โดยการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของ Lean สามารถทำได้หลากหลายวิธี อย่างเช่น การประเมินผลการดำเนินงานเพื่อเปรียบเทียบทุกวันว่าดีขึ้นหรือแย่ลงเพื่อหาปัญหาว่ามาจากตรงไหน และการสอบถามความเห็นของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องว่าทำงานได้ดีขึ้นหรือสะดวกมากขึ้นจริงหรือไม่ เป็นต้น
แผนภาพ หลักการพื้นฐาน 5 ประการของ Lean (5 Principles of Lean Manufacturing)
ประโยชน์ของ Lean
Lean คือ ระบบที่มีจุดแข็งจากต้นทุนการผลิตจากการลดกิจกรรมที่เกิดความสูญเปล่าในการดำเนินงานอย่างที่อธิบายเอาไว้ก่อนหน้านี้ โดยในเบื้องต้นประโยชน์จาก การผลิตแบบลีน หรือ Lean Manufacturing คือ เรื่องดังต่อไปนี้
เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและความเร็วในการผลิต จากการที่พนักงานไม่ต้องมีปัญหาจากความผิดพลาดของการผลิต และปัญหาจากการผลิตที่เกิดจากความสูญเปล่า (Waste)
ใช้ทรัพยากรการผลิตได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น จากการใช้ทรัพยากรเท่าที่จำเป็น เพราะไม่ต้องเสียไปกับความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในการผลิตที่ทำให้เกิดความสิ้นเปลืองทรัพยากรการผลิต ตัวอย่างเช่น การผลิตที่เสียหาย การผลิตที่ผิดพลาด
ลดต้นทุนในการส่งสินค้ากลับ (Reverse Logistics) ที่เป็นผลมาจากความผิดพลาดในการผลิตจนทำให้ต้องส่งสินค้าที่ก่อนหน้านี้ได้กระจายออกไปแล้วกลับมาแก้ไข ซึ่งจะทำให้เกิดต้นทุนการขนส่งและต้นทุนในการปรับปรุงสินค้าให้เป็นปกติ
การดำเนินงานเกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทำให้การดำเนินเกิดการพัฒนาและแก้ไขปัญหาอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะดำเนินการผลิตหรือการบริการต่อไปด้วยวิธีเดิมที่นำไปสู่ปัญหาหรือความผิดพลาดบางอย่าง
ตัวอย่าง Lean Manufacturing
สำหรับตัวอย่าง Lean Manufacturing ที่ต้องพูดถึงก็คือ Toyota Production System หรือระบบการผลิตของบริษัท Toyota ที่มุ่งเน้นการลดความสูญเปล่าในการผลิตในแต่ละขั้นตอนการผลิต ตัวอย่างเช่น
ระบบการผลิตและการจัดการคลังสินค้า ใช้ระบบ Just In Time หรือการผลิตแบบทันเวลาพอดี เพื่อลดต้นทุนสินค้าคงคลังและลดปัญหาในการผลิต ด้วยการผลิตสินค้าและสั่งวัตถุดิบมาผลิตสินค้าเท่ากับปริมาณความต้องการผลิต เพื่อที่จะทำให้บริษัทไม่ต้องมีต้นทุนจากการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง (Inventory) อ่านต่อได้ที่บทความ Just In Time คืออะไร
การขนส่งสินค้าและวัตถุดิบ ใช้ระบบ Milk Run เพื่อลดความสูญเปล่าที่เกิดจากการขนส่งที่ต้องวิ่งรถเปล่าในขากลับของการส่งสินค้าและปัจจัยการผลิต อ่านต่อได้ที่บทความ Milk Run คืออะไร
การระบบ Kanban ในการแก้ปัญหาความผิดพลาดในไลน์การผลิต ทำให้ Toyota ไม่มีรถที่เกิดความผิดพลาดจากการประกอบหลุดออกไปถึงมือลูกค้าจนทำให้ต้องส่งสินค้ากลับมาแก้ไขที่ Toyota อีกครั้ง ซึ่งการส่งกลับมาซ่อมแน่นอนว่าเป็นสิ่งที่มีต้นทุน
สำหรับใครรู้สึกว่า Lean คือ เรื่องที่ใกล้เคียงหรือเรื่องเดียวกันกับ Kaizen อธิบายความแตกต่างง่ายๆ Lean คือ แนวคิดที่เป็นเรื่องของระบบการดำเนินงานขององค์กรและเป็นเรื่องที่ใหญ่ในระดับองค์กร พูดง่ายๆ Lean คือ รูปแบบหนึ่งของสไตล์การบริหารองค์กรที่เน้นการลดความสูญเปล่าเพื่อสร้างคุณค่าสูงสุด ในขณะที่ Kaizen เป็นแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาเรื่องบางเรื่องหรือบางปัญหาเท่านั้น (ซึ่งอาจจะนำไปใช้กับการแก้ปัญหาชีวิตประจำวันก็ได้)
จากตัวอย่าง Lean จะเห็นว่าระบบ Lean Manufacturing ของ Toyota หรือที่รู้จักกันในชื่อของ Toyota Production System จะมุ่งเน้นการกำจัดความสูญเปล่าในทุกกระบวนการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในองค์กร
