PDCA คือ วงจรคุณภาพ เป็นเครื่องมือสำหรับการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพระยะยาวของการดำเนินงาน พร้อมกับกำหนดสิ่งที่ใช้วัดผลว่าการปรับปรุงคุณภาพเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ โดยวงจร PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan Do Check และ Act
พื้นฐานของทฤษฎีวงจรคุณภาพ PDCA คือ การวางแผนและวนซ้ำไปเรื่อย ๆ ตามลำดับที่เห็นได้จากแผนภาพ โดยเริ่มจาก Plan (วางแผน) > Do (ปฏิบัติ) > Check (ตรวจผล) > Act (ปรับปรุง หรือ นำไปใช้) จนกว่าจะได้วิธีที่สามารถแก้ปัญหาได้จริงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
โดยในแต่ละขั้นตอนของวงจรคุณภาพ PDCA มีรายละเอียดดังนี้:
- Plan คือ การวางแผนการดำเนินงาน
- Do คือ การลงมือปฏิบัติจริงตามแผน
- Check คือ การตรวจสอบและวัดผลว่าดีขึ้นจริงหรือไม่
- Act คือ การปรับปรุงกระบวนการ
PDCA เป็นแนวคิดของ Edward Deming ที่พัฒนาต่อมาจาก Walter Shewhart ในปี 1950 ทำให้อีกชื่อของวงจรคุณภาพ PDCA คือ Deming Cycle หรือ วงจรเดมมิ่ง หรือ วงจรคุณภาพเดมมิ่ง รวมไปถึง Shewhart Cycle (วงจรชิวฮาร์ท) ตามชื่อผู้พัฒนาแนวคิด
อย่างไรก็ตาม แม้ว่า PDCA คือ เครื่องมือที่ถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่อการพัฒนากระบวนการดำเนินงานขององค์กร แต่ในความเป็นจริง PDCA คือเครื่องมือในการวางแผนพัฒนาที่สามารถใช้กับเรื่องอะไรก็ได้ อย่างเช่น การพัฒนาผลการเรียน และการปรับปรุงวิธีการอะไรบางอย่างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
Plan (วางแผน)
ขั้นแรกของ PDCA คือ Plan ซึ่งเป็นการวางแผนการดำเนินงาน ว่าจะทำอย่างไรหรือใช้วิธีการอะไรเพื่อให้เป้าหมายที่ต้องการแก้ไข เป็นไปตามผลลัพธ์ที่ต้องการ
โดยในส่วนของ P หรือ Plan จะครอบคลุมตั้งแต่การศึกษาถึงปัญหา การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา การเลือกปัญหาที่จะจัดการแก้ไขก่อนหลัง การจัดตั้งวัตถุประสงค์ ตั้งเกณฑ์ในการประเมินผล การกำหนดงบประมาณ ไปจนถึงขั้นตอนในการดำเนินงาน
ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่จะแก้ไขด้วย วงจร PDCA คือ ปัญหางานเอกสารใช้เวลาทำนานเกินไป ก็จะต้องหาสาเหตุว่าอะไรบ้างที่ทำให้งานเอกสารใช้เวลานานและจัดลำดับความสำคัญของที่มาของปัญหา
จากตัวอย่างสมมติว่า เป็นเพราะมีการทำเอกสารซ้ำซ้อนมากเกินไป ดังนั้นจึงใช้วิธีแก้ปัญหาด้วยการรวมเอกสารหลายอย่างเข้าด้วยกัน และตั้งเกณฑ์ในการประเมินผลด้วย 2 เงื่อนไขคือ
- ระยะเวลาในการทำเอกสารลดลง 60 นาที
- ความผิดพลาดในการดำเนินงานด้วยเอกสารแบบใหม่ไม่เกิน 10% ของเอกสารทั้งหมด
สำหรับขั้นตอนการหาปัญหาเพื่อปรับปรุงด้วย วงจรคุณภาพ PDCA อาจใช้แนวคิด QCC หรือ Quality Control Cycle (อ่านเพิ่มเติม) เข้ามาช่วยในการหาปัญหาก็ได้
Do (ทำ)
Do คือ ขั้นตอนการลงมือปฏิบัติของ วงจร PDCA ตามแผนที่ได้วางไว้ในขั้น Plan ก่อนหน้านี้
โดยในขั้น Do การดำเนินงานจะต้องตามแผนที่วางไว้อย่างเคร่งครัดและมีการควบคุม เพื่อทำให้สามารถตรวจสอบ (ในขั้นถัดไป) ได้ว่า วิธีนี้ได้ผลหรือไม่
Check (ตรวจสอบ)
Check คือ การตรวจสอบ เป็นการตรวจวัดผลจากที่ได้ลงมือปฏิบัติในขั้น Do ว่าเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในขั้น Plan หรือไม่
จากตัวอย่างเดิม เกณฑ์ที่กำหนดไว้คือ “ระยะเวลาในการทำเอกสารลดลง 60 นาที” และ “ความผิดพลาดในการดำเนินงานด้วยเอกสารแบบใหม่ไม่เกิน 10%”
เมื่อตรวจสอบและได้ผลจากขั้น Check ของ PDCA ก็จะนำไปสู่ขั้นตอนถัดไปคือ Act หรือ การปรับปรุง
Act (ปรับปรุง)
Act คือ ขั้นตอนสุดท้ายของ วงจร PDCA เป็นการปรับปรุงกระบวนการหลังจากที่ได้วัดผลในขั้น Check เพื่อทำให้กระบวนการดังกล่าวสามารถนำไปใช้เป็นขั้นตอนมาตรฐานตามหลังจากนี้
โดยในขั้น Act เป็นผลมาจากขั้น Check หรือ การตรวจสอบผล โดยจะมีเงื่อนไขดังนี้คือ:
- ถ้าตรวจสอบแล้วพบไว้ว่าไม่สำเร็จตามเกณฑ์ที่วางไว้ในขั้น Plan จะต้องกลับไปปรับปรุงวิธีการใหม่ให้เหมาะสม
- ถ้าสำเร็จตามเกณฑ์ที่วางไว้ในขั้น Plan วิธีที่ใช้แล้วสำเร็จนี้จะกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการดำเนินงานหลังจากนี้
จากตัวอย่าง ถ้าหากเงื่อนไขที่ใช้วัดผลทั้ง 2 เงื่อนไขสำเร็จ หลังจากนี้งานเอกสารก็จะใช้วิธีนี้ แต่ถ้าไม่สำเร็จตามเงื่อนไขก็จะดูว่าปัญหาเกิดจากอะไร และกลับไปที่ขั้น Plan ของ วงจร PDCA อีกครั้ง พร้อมวิเคราะห์ปัญหาใหม่จากสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมกับปฏิบัติและประเมินผลจนกว่าจะผ่านเงื่อนไขที่ตั้งไว้
วงจรคุณภาพ PDCA กับเรื่องอื่น ๆ
PDCA คือ เครื่องมือที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการปรับปรุงพัฒนากระบวนการดำเนินงานภายในองค์กร แต่ด้วยหลักการของ PDCA ที่เป็นการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องเป็นวงจรด้วย Plan Do Check และ Act ทำให้วงจรคุณภาพ PDCA สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกเรื่อง
ตัวอย่างเช่น การแก้พัฒนาคะแนนสอบของนักศึกษา ซึ่งอาจพัฒนาด้วยขั้นตอนแบบวงจร PDCA ได้ดังนี้:
Plan หาว่าอะไรทำให้สอบได้คะแนนน้อย แล้วคิดวิธีแก้ปัญหานั้น เช่น เพิ่มเวลาอ่านหนังสือ ตั้งใจเรียนมากขึ้น หรือใช้การสรุปเนื้อหาก่อนสอบ พร้อมกับตั้งว่าในการสอบครั้งหน้าคะแนนจะต้องเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ (ด้วยตัวเลขที่เป็นไปได้)
Do ทำตามขั้นตอนที่วางเอาไว้
Check เปรียบเทียบผลสอบกับคะแนนที่ตั้งเป้าเอาไว้
Act ถ้าเป็นไปตามเป้าแปลว่าหลังจากนี้ต้องใช้วิธีที่ทำในขั้น Do ในการเรียนหนังสือ แต่ถ้ายังไม่เป็นไปตามเป้าก็ต้องหาคำตอบว่าทำไม (เช่น ทำข้อสอบส่วนไหนไม่ได้ เพราะอะไร) แล้วนำไปเพิ่มในการวางแผนในขั้น Plan
