ทำความเข้าใจกับ Workflow ในการทำงาน ว่าคืออะไร มีบทบาทที่เป็นประโยชน์ในการทำงานอย่างไร และแนะนำเครื่องมือ Workflow Management System (WFMS) ในการสร้าง Workflow แบบง่ายๆ
Workflow คือ อะไร?
Workflow คือ กระบวนการในภาพรวมที่แสดงลำดับขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดย Workflow จะประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันตามวัตถุประสงค์ของแต่ละ Workflow การทำงาน ซึ่งในแต่ละกิจกรรมย่อยอาจดำเนินการโดยบุคคลหรือกลุ่มคนที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน
วัตถุประสงค์ของ Workflow คือการใช้เป็นสิ่งที่ระบุกระบวนการการทำงาน (บางอย่าง) ตั้งแต่จนจบของงานหนึ่งที่มีขั้นตอนและรายละเอียดที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานภายในองค์กรสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามแบบแผน Workflow การทำงานได้ง่าย อีกทั้งยังช่วยให้สามารถระบุขั้นตอนที่เป็นปัญหาได้ง่ายเมื่อต้องการระบุถึงปัญหาในกระบวนการทบทวนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ทำให้สิ่งที่จะถูกเรียกว่าเป็น Workflow จึงแตกต่างกันตามลักษณะของงานหรือผลลัพธ์ที่ต้องการจากการดำเนินงานภายใต้วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
ตัวอย่างเช่น Workflow ของการให้บริการลูกค้าที่เข้ามาทานอาหารในร้านค้า ที่เริ่มต้นขึ้นตั้งแต่การเชิญลูกค้ามานั่งที่โต๊ะและสิ้นสุดที่การชำระเงินของลูกค้า และ Workflow ของการอนุมัติใบสั่งซื้อที่เริ่มต้นตั้งแต่การขอใบเสนอราคาและสิ้นสุดลงที่การส่งคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์
นอกจากนั้น คำว่า Workflow ยังรวมไปถึงในบริบทของระบบอัตโนมัติที่ใช้ในงานซ้ำ ๆ อย่างเช่น ระบบการสั่งซื้อสินค้าอีคอมเมิร์ซ ที่เมื่อลูกค้าส่งคำสั่งซื้อและให้ข้อมูลบัตรเครดิตเพื่อจ่ายเงินค่าสินค้าแล้ว ธุรกรรมจะได้รับการประมวลผล และเมื่อธุรกิจได้รับการชำระเงินสินค้าที่ถูกสั่งซื้อจะถูกหยิบจากคลังสินค้าและบรรจุเพื่อจัดส่ง
ประเภทของ Workflow
Workflow สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทตามเงื่อนไขด้านลำดับการดำเนินการตาม Workflow การทำงานดังกล่าว คือ Linear Workflow และ Non-linear Workflow
Linear Workflow เป็น Workflow การทำงานที่จะต้องปฏิบัติตามลำดับขั้นตอนที่กำหนดเอาไว้ใน Workflow โดยไม่สามารถข้ามลำดับขั้นตอนได้ ในลักษณะจาก 1 ไป 2 จาก 2 ไป 3 และจาก 3 ไป 4 หรือที่พบได้ในการทำงานที่มี Workflow เป็น Waterfall Process
Non-linear Workflow เป็น Workflow ที่ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามลำดับขั้นตอนก่อนหลังและสามารถทำหลายขั้นตอนพร้อมกันได้ เนื่องจากไม่ได้มีการกำหนดขั้นตอนเอาไว้ใน Workflow
แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็น Workflow ประเภทใดจะมี 3 ส่วนสำคัญที่ต้องระบุในการสร้าง Workflow ได้แก่
- การระบุงานที่ต้องทำ (Process Mapping)
- การแบ่งงาน (Task Management)
- การติดตามผลการดำเนินงานแต่ละงาน (Tracking)
Workflow สำคัญอย่างไร?
ขั้นตอนของ Workflow ที่กำหนดเอาไว้อย่างดีจะช่วยเป็นเครื่องกำหนดทิศทางและช่วยในการทำความเข้าใจกระบวนการและการดำเนินงานต่าง ๆ ให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในแต่ละงานสามารถเห็นภาพรวมในการดำเนินงานดังกล่าวให้ลุล่วงได้อย่างที่ควรจะเป็น ซึ่งนำไปสู่ประโยชน์ดังนี้
- ลดระยะเวลาในการทำงานจากการทำงานซ้ำซ้อน เนื่องจากงานประเภทเดียวกันที่เกี่ยวข้องกันจะถูกรวมเอาไว้ในขั้นตอนเดียวกัน
- ตรวจสอบความผิดพลาด/วัดผลในงานได้ง่ายขึ้น สามารถค้นหาได้ง่ายว่าปัญหาเกิดจากส่วนใดใน Workflow
- ติดตามความคืบหน้าของงานได้ง่ายขึ้น เนื่องจากงานถูกแบ่งเป็นส่วนตามขั้นตอน Workflow การทำงาน และมีการกำหนดกรอบเวลา
- เข้าใจเป้าหมายของงานและความเกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน โดยเฉพาะความเกี่ยวข้องระหว่างขั้นตอนใน Workflow ของงานที่ทำร่วมกันหลายฝ่าย
กล่าวคือ Workflow ที่ดีจะช่วยทำให้การทำ “งาน” ที่มี Workflow เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งการดำเนินงานไปตาม Workflow ที่แน่นอนจะทำให้การทำงานรวดเร็วและความผิดพลาดในการทำงานที่เกิดจากความซ้ำซ้อนลดลง
จากประโยชน์เหล่านี้จึงทำให้พบการกำหนด Workflow การทำงานที่ชัดเจนอยู่เสมอในงานที่เป็นงานซ้ำ ๆ หรือกระบวนการที่มีความซับซ้อน อย่างเช่น การสั่งซื้อสินค้าของธุรกิจจากซัพพลายเออร์ การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ที่รับเข้ามา กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ การสั่งซื้อสินค้าผ่านระบบออนไลน์ของธุรกิจ และกระบวนการให้บริการ เป็นต้น
สร้าง Workflow ด้วย Workflow Management System
Workflow Management System (WFMS) คือ ระบบที่ใช้สำหรับการสร้าง Workflow เพื่อออกแบบโครงสร้างการทำงาน การแบ่งงาน จัดลำดับ และติดตามความคืบหน้าของงาน
โดย Workflow Management System อาจทำได้ง่าย ๆ ได้ด้วยแนวคิด Kanban Board ที่แบ่งงานเป็นงานที่ต้องทำ (To do) งานระหว่างทำ (Work in Process) และงานที่ทำเสร็จ (Done) เพื่อจัดลำดับงานที่ต้องทำ หรือโดยการสร้าง Workflow Diagram ขึ้นมาเองด้วยการเขียนแผนภาพ
อย่างไรก็ดี ปัจจุบันมี Workflow Management System (WFMS) ให้เลือกใช้อยู่มากมายหลาย 10 แบบในการสร้าง Workflow ด้วยโปรแกรมสร้าง Workflow (หรือ Workflow Management Software) เพื่อแบ่งงานให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจและทราบถึงขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมกับการติดตามงานภายในกรอบระยะเวลาการดำเนินงานที่กำหนดเอาไว้ในแต่ละขั้นตอนอย่างเป็นระบบและรวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น Trello, Asana, Pipefy, Monday.com, KissFlow, Hive, Oracle NetSuite (SuiteFlow), Adobe Workfront, Microsoft Teams และ Microsoft Power Automate เป็นต้น