ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงินจึงยังไม่ได้บัญทึกบัญชี เช่น ค่าแรงงานค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่าย ดอกเบี้ยค้างจ่าย เป็นต้น กิจการจึงจำเป็นต้องปรับปรุงบัญชีโดยเพิ่มค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีปัจจุบันแล้วตั้งเป็นหนี้สินไว้
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คืออะไร?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายของกิจการที่เกิดขึ้นแล้ว ณ งวดบัญชีปัจจุบัน แต่กิจการยังไม่ได้ชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวจึงยังไม่ได้บันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่าย กิจการจึงจำเป็นต้องปรับปรุงบัญชีโดยเพิ่มค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีปัจจุบันแล้วตั้งเป็นหนี้สินเอาไว้เนื่องจากกิจการมีภาระในการจ่ายเงินชำระหนี้ดังกล่าว
ตัวอย่าง ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ได้แก่ ค่าแรงงานค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่าย ดอกเบี้ยค้างจ่าย ค่าวัตถุดิบค้างจ่าย ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย ค่าสาธารณูปโภคที่ยังไม่ได้จ่าย และค่าคอมมิชชั่นค้างจ่าย เป็นต้น
กล่าวคือ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses หรือ AE) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว ณ เวลาที่ธุรกรรมการซื้อขายแลกเปลี่ยนเกิดขึ้น แม้ว่าการจ่ายเงินจะยังไม่เกิดขึ้น (ไม่จำเป็นต้องได้รับเงินทันที) แต่บริษัทได้รับผลประโยชน์จากสินค้าหรือบริการแล้ว และมีภาระผูกพันทางกฎหมายที่จะต้องชำระค่าสินค้าหรือบริการดังกล่าว
ดังนั้น กิจการจึงมีภาระในการชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวที่ค้างจ่ายตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ตาม Credit Term ที่ตกลงกันวัน เช่น 15 30 60 90 หรือ 120 วัน ทำให้ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจึงจัดเป็นหนี้สิน (Liabilities) ของกิจการ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย อยู่หมวดไหน
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) เป็นค่าใช้จ่ายที่กิจการยังไม่ได้จ่าย ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจึงอยู่ในหมวดหนี้สิน หมวดที่ 2
โดยรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะแสดงอยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position) ของกิจการในส่วนของหนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บันทึกบัญชีอย่างไร?
การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย แบ่งเป็น 2 กรณี ได้แก่ การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเมื่อกิจการมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแต่ยังไม่ได้ชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวซึ่งนำไปสู่ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและจำเป็นต้องลงบันทึกบัญชี ณ วันสินงวด และการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเมื่อกิจการนำเงินสดมาจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเรียบร้อยแล้ว
เมื่อกิจการมีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย แต่ยังไม่ได้ชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวทำให้กลายเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายซึ่งเป็นหนี้สิน
Debit ค่าใช้จ่าย xxxx
Credit ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย xxxx
และเมื่อค่าใช้จ่ายค้างจ่ายดังกล่าวถูกชำระเรียบร้อยแล้ว
Debit ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย xxxx
Credit เงินสด xxxx
ตัวอย่างเช่น ถ้าสมมติว่าบริษัทมีดอกเบี้ยค้างจ่าย 15,000 บาท จะสามารถบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ได้ดังนี้
Debit ดอกเบี้ยจ่าย 15,000
Credit ดอกเบี้ยค้างจ่าย 15,000
และเมื่อบริษัทชำระค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ซึ่งในที่นี้เป็นดอกเบี้ยค้าง 15,000 บาท จะสามารถบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ได้ดังนี้
Debit ดอกเบี้ยค้างจ่าย 15,000
Credit เงินสด 15,000