Inventory คือ สินค้าคงคลังที่ธุรกิจเก็บรักษาเอาไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในอนาคต ได้แก่ วัตถุดิบ (Materials) สำหรับการผลิตสินค้า, สินค้าระหว่างการผลิต (Work In Process) ที่รอการผลิตต่อ, และสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) ที่ผลิตเสร็จสิ้นรอการขาย
โดยทั่วไป Inventory ในอุตสาหกรรมที่มีการผลิตสินค้าจะประกอบด้วย Inventory ทั้ง 3 ประเภทดังกล่าว
วัตถุดิบ (Material) คือ วัตถุดิบเป็นวัสดุหรือส่วนประกอบพื้นฐานที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) อย่างเช่น ผู้ผลิตจักรยาน หนึ่งในวัตถุดิบคือเหล็กท่อที่ใช้ทำโครงของจักรยานที่ทำจากเหล็ก
งานระหว่างทำ (Work In Process : WIP) เป็นสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วบางส่วนซึ่งยังอยู่ในขั้นตอนการผลิต ที่เก็บไว้เพื่อรอการผลิตขั้นตอนถัดไป
สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วและกำลังรอขายให้กับลูกค้า อย่างเช่น รถยนต์ที่ผลิตเสร็จสมบูรณ์หลังจากออกจากสายการผลิต รถยนต์เหล่านี้จะถูกเก็บเอาไว้ในคลังสินค้าในฐานะสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)
ความสำคัญและปัญหาของ Inventory
ประโยชน์ของการมี Inventory คือ การที่ธุรกิจมีสินค้าพร้อมสำหรับการผลิตหรือการขายสินค้า ซึ่งหมายถึงความแน่นอนในการมีสินค้าสำหรับส่งมอบให้กับลูกค้าอย่างที่ควร เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการสูญเสียลูกค้าให้กับคู่แข่งหรือสินค้าทดแทน เมื่อลูกค้าไม่สามารถซื้อสินค้าได้
ในทางกลับกัน Inventory Management หรือ การบริหารสินค้าคงคลังที่ไม่มีประสิทธิภาพพอ ก็จะทำให้ธุรกิจเกิดต้นทุนจากการจัดเก็บสินค้า สินค้าคงคลังล้าสมัย (Obsolete Inventory) ต้นทุนในการจัดการสินค้าภายในคลัง ต้นทุนค่าเสียโอกาสเมื่อสินค้าไม่เพียงพ และต้นทุนค่าเสียโอกาสที่เกิดจากการที่เงินจมไปกับการซื้อสินค้ามาเก็บเอาไว้มากเกินไป
ด้วยปัญหาต้นทุนจากการเก็บรักษาสินค้าเหล่านั้น Inventory Management (การบริหารสินค้าคงคลัง) จึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างสมดุลระหว่างการใช้ประโยชน์จากการเก็บรักษา Inventory และการรักษาระดับไม่ให้สินค้าใน Inventory ขาดแคลนเมื่อเกิดความต้องการใช้
Inventory Management ทำอย่างไรได้บ้าง?
กลยุทธ์ Inventory Management ในเบื้องต้น สามารถทำได้โดยวิธีการเหล่านี้
การพยากรณ์ยอดขาย (Sales Forecasting) เพื่อวางแผนพยากรณ์ความต้องการสินค้าในอนาคตจากข้อมูลในอดีต เพื่อประมาณกำลังการผลิตในอนาคตที่จะทำให้สามารถกำหนดจำนวนสินค้าที่ผลิตออกมาให้เหมาะสมที่สุด เป็นวิธีการทำให้สินค้าคงคลัง (Inventory) มีจำนวนไม่มากเกินไปจนมีสินค้าเหลืออยู่เป็นจำนวนมากหรือน้อยเกินไปจนไม่เพียงพอต่อความต้องการ
การใช้ระบบ Just In Time หรือการผลิตแบบทันเวลาพอดี เป็นวิธีการสั่งซื้อสินค้าคงคลังเท่าที่จำเป็นและจะไม่ผลิตสินค้าเป็นจำนวนมากเอาไว้เพื่อรอขาย ซึ่งช่วยลดปริมาณสินค้าคงคลังที่ธุรกิจต้องจัดเก็บ
คำนวณหาการสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Order Quantity : EOQ) เพื่อคำนวณจำนวนการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุดในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง เพื่อไม่ให้มีสินค้า Safety Stock เหลือมากหรือน้อยเกินไประหว่างการสั่งซื้อเมื่อพิจารณาจากยอดขายในอดีต ระยะเวลารอสินค้ามาส่ง และต้นทุนการเก็บรักษาสินค้า
วิเคราะห์ Inventory Turnover Ratio เพื่อตรวจสอบอัตราส่วนการหมุนเวียนของสินค้าใน Inventory ว่าใช้เวลาในการขายสินค้าออกไปนนแค่ไหน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าไม่ถูกเก็บไว้นานเกินไป ทั้งนี้อาจใช้วิธีนี้ร่วมกับการตรวจนับ Inventory เป็นประจำช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องและระบุความแตกต่างได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ