เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง? คือหมวดบัญชีไหน

ทำความเข้าใจกับพื้นฐานของรายการบัญชีเครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง และอยู่ในหมวดบัญชีไหน

เครื่องใช้สำนักงาน คือ อะไร?

เครื่องใช้สำนักงาน คือ สินทรัพย์ของกิจการที่ใช้ในการดำเนินงานของกิจการในส่วนงานธุรการของสำนักงานของกิจการในแต่ละวัน โดยอุปกรณ์สำนักงานจะมีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปีและมีความคงทนถาวรไม่ใช้แล้วหมดไป

กล่าวคือ เครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipments) คืออุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้อะไรก็ตามที่อยู่ในสำนักงานของกิจการตามชื่อ “เครื่องใช้สำนักงาน” ดังนั้นเครื่องใช้สำนักงานจึงไม่รวมถึงเครื่องใช้ในลักษณะเดียวกันแต่ใช้ในการผลิตสินค้าและบริการของกิจการโดยตรง

โดยประโยชน์หลักของเครื่องใช้สำนักงาน คือ ความสำคัญต่อการดำเนินงานของสำนักงานที่ช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานธุรการวันต่อวันได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น (หรืออย่างที่ควรจะเป็น)

ทั้งนี้ เครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipments) มักจะเป็นสิ่งที่บางคนอาจสับสนกับ วัสดุสำนักงาน (Office Supplies) จากการที่เป็นสิ่งที่ใช้อยู่ในงานธุรการของกิจการเหมือนกัน แต่แท้จริงแล้วเครื่องใช้สำนักงานเป็นสิ่งที่แตกต่างจากรายการวัสดุสำนักงานอย่างสิ้นเชิง เนื่องจากเป็นสินทรัพย์ที่มีความคงทนไม่ใช้แล้วหมดไป (แต่มีการเสื่อมมูลค่าอายุการใช้งาน) ในขณะที่วัสดุสำนักงานเป็นสิ่งที่ใช้แล้วหมดไปในทันที

เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง

เครื่องใช้สำนักงาน คือ เครื่องใดก็ตามที่พบได้ในสำนักงาน โดยตัวอย่างเครื่องใช้สำนักงานที่พบได้บ่อยในกิจการส่วนใหญ่ทั่วไป ได้แก่

• เครื่องถ่ายเอกสาร
• คอมพิวเตอร์ (และอุปกรณ์ต่อพ่วง)
• โต๊ะ
• เก้าอี้
• เครื่องพิมพ์
• เครื่องสแกนเนอร์
• โทรศัพท์
• เครื่องทำลายเอกสาร
• อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
• รางปลั๊กพ่วง
• อแดปเตอร์
• โต๊ะประชุม
• อุปกรณ์เก็บข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น NAS แฟลชไดร์ฟ External SSD และ External HDD
• นาฬิกา
• ตู้เก็บเอกสาร
• ชั้นวางของ
• กระดานไวท์บอร์ด

เครื่องใช้สำนักงาน อยู่หมวดไหน?

เครื่องใช้สำนักงาน อยู่ในหมวดบัญชีหมวด 1 เป็นสินทรัพย์ระยะยาวของกิจการหรือ “สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน” ที่แสดงอยู่ในงบแสดงฐานะการเงินของกิจการ

เนื่องจาก เครื่องใช้สำนักงานมีอายุการใช้งานมากกว่า 1 รอบบัญชี (นานกว่า 1 ปี) และจะนำไปหักค่าเสื่อมราคา (Depreciation) จากการที่เป็นทรัพย์สินที่คาดว่าจะคงอยู่นานกว่า 1 ปี ทำให้ในส่วนของค่าเสื่อมราคาของเครื่องใช้สำนักงานจะนับเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ

นอกจากนั้น ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องกับเครื่องใช้สำนักงานอย่างเช่นค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในปีที่เกิดขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม หากต้นทุนในการบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมดังกล่าวมีนัยสำคัญบางประการ ต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องดังกล่าวยังอาจถูกนำไปรวมเป็นทุนและค่าเสื่อมราคาตลอดอายุการให้ประโยชน์ที่เหลืออยู่ของเครื่องใช้สำนักงานได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเครื่องใช้สำนักงานจะอยู่ในหมวดสินทรัพย์ แต่ในบางกรณีหากต้นทุนในการได้มาของเครื่องใช้สำนักงานดังกล่าวนั้นมีมูลค่าที่ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด อุปกรณ์สำนักงานดังกล่าวอาจถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในปีที่ซื้อได้เช่นกัน