วงจร PDCA เป็นเครื่องมือที่นำประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลายในหลากหลายวงการสำหรับการปรับปรุงและแก้ไขปัญหา ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรม ธุรกิจ การศึกษา หรือการบริการ ในบทความนี้เราจะพาไปทำความเข้าใจ PDCA แต่ละขั้นตอนอย่างละเอียด พร้อมตัวอย่างการนำไปใช้งาน
PDCA คือ อะไร?
PDCA คือ เครื่องมือในการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพด้วยวงจรแบบวนซ้ำที่ประกอบด้วยกระบวนการ 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan Do Check Act เพื่อการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยใช้ผลลัพธ์ที่ได้จากวงจร PDCA แสวงหาโอกาสในการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นวนซ้ำต่อไป
การนำวงจร PDCA มาใช้จะเริ่มต้นจากขั้นตอน Plan (วางแผน), Do (ลงมือปฏิบัติ), Check (ตรวจผล), และ Act (การปรับปรุงหรือนำไปใช้) ตามลำดับ ซึ่งกระบวนการ PDCA เหล่านี้จะวนซ้ำโดยเปลี่ยนตัวแปรไปจนกว่าจะได้วิธีที่สามารถแก้ปัญหาได้จริงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
โดยในแต่ละขั้นตอนของวงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) หรือวงจร PDCA มีรายละเอียด ดังนี้
- Plan เกี่ยวกับการระบุปัญหา วางแผนการดำเนินงาน และเกณฑ์ที่ใช้วัดผล
- Do คือการลงมือปฏิบัติจริงตามแผนที่วางไว้
- Check คือการตรวจสอบและวัดผลตามเกณฑ์ที่กำหนดว่าเป็นไปตามต้องการหรือไม่
- Act การปรับปรุงกระบวนการ หรือการนำกระบวนการไปใช้ในการดำเนินงานจริง
PDCA เป็นแนวคิดของ Walter A. Shewhart เรียกว่า Shewhart Cycle (วงจรชิวฮาร์ท) ตามชื่อผู้พัฒนาแนวคิด และได้มีการพัฒนาต่อยอดโดย Edward Deming ในปี 1950 และเป็นที่รู้จักกันในวงกว้างตั้งแต่นั้นมา ซึ่งทำให้แนวคิด PDCA รู้จักในชื่อของวงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) และได้รับความนิยมในอุตสาหกรรม โดย PDCA เป็นเครื่องมือที่มักจะนำมาใช้เป็นเครื่องมือของแนวคิดในการปรับปรุงคุณภาพไม่ว่าจะเป็น TQM (Total Quality Management) หรือ Kaizen
อย่างไรก็ตาม แม้ว่า PDCA จะเป็นเครื่องมือที่ถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่อการพัฒนากระบวนการดำเนินงานขององค์กร แต่ในทางปฏิบัติวงจร PDCA เป็นเครื่องมือที่สามารถใช้ในการวางแผนการปรับปรุงและพัฒนาที่สามารถใช้กับเรื่องใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น การพัฒนาผลการเรียน การทดลองทั่วไปในชีวิตประจำวัน และการปรับปรุงวิธีการบางอย่างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น
Plan (วางแผน)
Plan คือ ขั้นตอนการวางแผน เป็นขั้นตอนแรกสุดของวงจร PDCA หรือ วงจรเดมมิ่ง ในการระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข โอกาสที่คาดว่าจะได้รับ หรือการตั้งเป้าหมายที่ต้องการทำ และพัฒนาแผนขึ้นมาเพื่อทำให้ปัญหาที่ระบุไว้เกิดขึ้นได้จริง
ในส่วนของ P หรือ Plan จะครอบคลุมตั้งแต่การศึกษาปัญหา การลำดับความสำคัญของปัญหาเพื่อเลือกปัญหาที่จะจัดการแก้ไขก่อนหลัง การจัดตั้งวัตถุประสงค์ การตั้งเกณฑ์ในการประเมินผล (KPI) กรอบระยะเวลา การกำหนดงบประมาณ และขั้นตอนในการดำเนินงาน
ตัวอย่างเช่น การใช้ PDCA ในการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานที่ช้าจากปัญหางานเอกสารใช้เวลาทำนานเกินไป ก็จำเป็นที่จะต้องหาสาเหตุว่าอะไรบ้างที่ทำให้งานเอกสารใช้เวลานาน จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของที่มาของปัญหา และพัฒนาแผนขึ้นมาเพื่อทำให้ปัญหางานเอกสารนั้นดีขึ้น โดยมีการระบุสิ่งที่ใช้ชี้วัดว่าดีขึ้นเป็นอย่างไร
โดยในขั้นตอนการระบุปัญหาอาจทำได้โดยการใช้หลักการ QCC (Quality Control Circle) หรือ Gemba ที่พนักงานที่ใกล้ชิดกับกระบวนการทำงานเป็นผู้ระบุปัญหาที่เกิดขึ้นหรือสิ่งที่สามารถแก้ไขให้ดียิ่งขึ้นได้ และการระบุวัตถุประสงค์อาจใช้หลัก SMART เป็นกรอบแนวคิดในการระบุวัตถุประสงค์ที่เหมาะสมบน 5 ปัจจัย ได้แก่
- Specific เป้าหมายมีความเฉพาะเจาะจง ชัดเจน
- Measurable สามารถวัดได้ในทางสถิติ
- Achievable สามารถสำเร็จได้จริง มีความเป็นไปได้
- Realistic เป้าหมายที่ตั้งสอดคล้องกับสถานการณ์ความเป็นจริงในปัจจุบัน
- Timely มีกำหนดกรอบเวลาในการบรรลุเป้าหมายที่ชัดเจน
Do (ลงมือปฏิบัติจริง)
Do คือ ขั้นตอนการลงมือปฏิบัติจริงตามแผนที่ได้วางไว้ในขั้น Plan ก่อนหน้านี้ และรวบรวมข้อมูลที่ได้จากการลงมือปฏิบัติจริง
โดยในขั้นตอน Do ของ PDCA การดำเนินงานตามแผนจะต้องตามแผนที่วางไว้อย่างเคร่งครัดและมีการควบคุม เพื่อที่จะสามารถตรวจสอบได้ว่าวิธีการดำเนินงานนี้ได้ผลหรือไม่ (ในขั้นถัดไป)
ในทางกลับกันหากไม่ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้อย่างเคร่งครัดจะทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ยาก เนื่องจากไม่สามารถระบุได้ว่าแท้จริงผลสำเร็จ (หรือไม่สำเร็จ) เกิดขึ้นจากกระบวนการจริงหรือไม่ และเกิดในขั้นตอนใด
Check (ตรวจสอบ)
Check คือ การตรวจสอบวัดผลจากที่ได้ลงมือปฏิบัติในขั้น Do ว่าเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในขั้น Plan หรือไม่
จากตัวอย่างเดิม หากเกณฑ์ที่กำหนดไว้คือ “ระยะเวลาในการทำเอกสารลดลง 60 นาที” และ “ความผิดพลาดในการดำเนินงานด้วยเอกสารแบบใหม่ไม่เกิน 10%” การตรวจสอบวัดผลจึงเป็นการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้
เมื่อตรวจสอบและได้ผลจากขั้น Check ของวงจร PDCA ก็จะนำไปสู่ขั้นตอนถัดไปคือขั้น Act ที่เป็นการปรับปรุง (หากไม่ประสบความสำเร็จ) หรือการนำไปใช้จริง (เมื่อแก้ไขปัญหาได้จริง)
Act (ปรับปรุง)
Act คือ ขั้นตอนสุดท้ายของวงจร PDCA (ในแต่ละรอบ) เป็นการปรับปรุงกระบวนการหลังจากที่ได้วัดผลในขั้น Check เพื่อทำให้กระบวนการดังกล่าวสามารถนำไปใช้เป็นขั้นตอนมาตรฐานหลังจากนี้
โดยในขั้น Act เป็นผลมาจากขั้น Check (การตรวจสอบผล) ซึ่งมีเงื่อนไข ดังนี้
- หากตรวจสอบแล้วพบไว้ว่าไม่สำเร็จตามเกณฑ์ที่วางไว้ในขั้น Plan จะต้องกลับไปปรับปรุงวิธีการใหม่ให้เหมาะสม
- หากสำเร็จตามเกณฑ์ที่วางไว้ในขั้น Plan วิธีที่ใช้แล้วสำเร็จนี้จะกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการดำเนินงานหลังจากนี้
จากตัวอย่าง PDCA หากเงื่อนไขที่ใช้วัดผลทั้ง 2 เงื่อนไขสำเร็จ หลังจากนี้งานเอกสารของบริษัทดังกล่าวจะใช้วิธีนี้ต่อไป ในทางกลับกันหากไม่สำเร็จตามเงื่อนไขก็จะต้องย้อนกลับไปวิเคราะห์ว่าปัญหาเกิดจากอะไร และกลับไปที่ขั้น Plan ของวงจร PDCA อีกครั้ง พร้อมวิเคราะห์ปัญหาใหม่จากสิ่งที่เกิดขึ้นเพื่อวางแผนการดำเนินงานใหม่อีกครั้บ พร้อมกับปฏิบัติและประเมินผลจนกว่าจะผ่านเงื่อนไขที่ตั้งไว้
นอกจากนี้ การปรับปรุงที่สำเร็จแล้ว หากในอนาคตพบปัญหาหรือพบว่าสามารถดำเนินงานได้ด้วยวิธีที่ดียิ่งขึ้นอีกก็อาจนำไปสู่การต่อยอดกระบวนการดังกล่าวด้วย PDCA ได้อีก
ตัวอย่าง การใช้วงจร PDCA
แม้ PDCA เป็นเครื่องมือที่สร้างขึ้นมาบนพื้นฐานเพื่อการปรับปรุงพัฒนากระบวนการดำเนินงานภายในองค์กร แต่ด้วยหลักการของ PDCA ที่เป็นการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องเป็นวงจรด้วย Plan Do Check และ Act ทำให้วงจรคุณภาพ PDCA สามารถประยุกต์ใช้ได้กับเรื่องทั่วไปในชีวิตประจำวันได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่น การพัฒนาคะแนนสอบของนักศึกษา ซึ่งอาจพัฒนาด้วยขั้นตอนแบบวงจร PDCA ได้ ดังนี้
- Plan หาว่าอะไรทำให้สอบได้คะแนนน้อย แล้วคิดวิธีแก้ปัญหานั้น อย่างเช่น เพิ่มเวลาอ่านหนังสือ ตั้งใจเรียนมากขึ้น หรือใช้การสรุปเนื้อหาก่อนสอบ พร้อมกับตั้งว่าในการสอบครั้งหน้าคะแนนจะต้องเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ (ด้วยตัวเลขที่เป็นไปได้)
- Do ทำตามขั้นตอนที่วางเอาไว้
- Check เปรียบเทียบผลสอบกับคะแนนที่ตั้งเป้าเอาไว้
- Act ถ้าเป็นไปตามเป้าแปลว่าหลังจากนี้ต้องใช้วิธีที่ทำในขั้น Do ในการเรียนหนังสือ แต่ถ้าหากยังไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็จะต้องหาคำตอบว่าทำไม โดยเริ่มในขั้น Plan อีกครั้ง