RACI Matrix คือ เครื่องมือในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบทั้งหมดในโครงการแต่ละโครงการ เพื่อระบุว่าในแต่ละงานผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมีบทบาทอย่างไรบ้างจาก 4 บทบาทตามชื่อย่อของ RACI คือ Responsible, Acccountable, Consulted, และ Informed
การใช้ RACI Matrix จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุได้ว่าแต่ละคนในโครงการมีส่วนเกี่ยวข้องกับแต่ละงานอย่างไรบ้าง ได้แก่
- Responsible คือ ผู้ที่รับผิดชอบงานให้แล้วเสร็จ
- Acccountable คือ ผู้ที่รับผิดชอบภาพรวมโครงการ
- Consulted คือ ผู้ให้คำปรึกษา
- Informed คือ ผู้เกี่ยวข้องที่ต้องแจ้งให้ทราบ
โดยทั่วไป RACI Matrix จะอยู่ในรูปแบบของตารางตามชื่อ RACI Matrix (หรือ RACI Chart) แม้ว่าจะไม่จำเป็นจะต้องทำเป็นตาราง หรือทำเป็นตารางด้วย Microsoft Excel อย่างง่าย ๆ ก็ตาม
ในตารางจะแสดงงานที่มีทั้งหมดในโครงการแต่ละงานเอาไว้ทางด้านซ้ายมือ (อาจเรียกว่างานที่ต้องส่งมอบ) และแสดงผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการเอาไว้ที่ด้านบนของตาราง
ซึ่งในแต่ละ Cell จะระบุบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับงานของผู้เกี่ยวข้องแต่ละคน ด้วยตัวย่อ R, A, C, หรือ I ตามบทบาทความรับผิดชอบของแต่ละคนในแต่ละงาน ตามตัวอย่างที่แสดงในภาพด้านล่าง
Responsible
Responsible คือ ผู้ที่มีหน้าที่ทำโครงการดังกล่าวให้สำเร็จตามเป้าหมาย (Goal) หรือวัตถุประสงค์ (Objective) ที่กำหนด ซึ่งถูกวางแผนงานเอาไว้โดย Accountable โดยในแต่ละงาน (Task) จำเป็นที่จะต้องมี R : Responsible รับผิดชอบอยู่อย่างน้อย 1 คน
กล่าวคือ ทุกงานจำเป็นที่จะต้องมีผู้รับผิดชอบงานอยู่อย่างน้อย 1 คน เพราะถ้าหากว่าไม่มีเท่ากับไม่มีใครทำงานนั่นเอง
Acccountable
Acccountable ใน RACI Matrix คือผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจและเป็นผู้วางแผนในภาพรวมในโครงการนั้น ๆ ว่าจะต้องทำอย่างไรและใครมีหน้าที่หรือบทบาทอะไรบ้าง ซึ่งบทบาทหลักอยู่ที่การจัดการคนที่เหมาะสมให้อยู่ในงานที่เหมาะสม
โดย Acccountable จะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ที่ได้รับผลจากการที่โครงการสำเร็จหรือไม่สำเร็จในท้ายที่สุด
Consulted
Consulted คือ ผู้ที่มีหน้าที่ให้คำปรึกษาและให้ข้อมูลระหว่างดำเนินโครงการ เพื่อให้โครงการสามารถสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดีแต่ไม่ได้มีความรับผิดชอบต่อโครงการดังกล่าวโดยตรง กล่าวคือ C : Consulted ใน RACI Matrix คือผู้ที่เทียบได้กับโค้ชในกีฬาที่ไม่ได้ลงสนามไปเล่นเอง แต่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีม
บุคคลเหล่านี้อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ที่มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการสนับสนุนโครงการ
Informed
Informed คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบว่ามีโครงการดังกล่าวเกิดขึ้น แต่ไม่ใช่ผู้ที่จะต้องลงมาปฏิบัติงานเพื่อให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมาย
ตัวอย่างเช่น นักลงทุนสัมพันธ์ (Investor Relation) ที่ต้องทราบรายละเอียดโครงการดังกล่าว เพื่อที่จะมีข้อมูลไปตอบคำถามที่นักลงทุนถามเข้ามา และนักลงทุนเหล่านั้นที่เป็นผู้ถือหุ้นเองก็อยู่ในกลุ่ม (I) Informed ของ RACI Matrix เช่นกัน