5ส คือ แนวคิดเกี่ยวกับการจัดระเบียบสภาพแวดล้อมการทำงานด้วย 5 กิจกรรม 5ส ได้แก่ สะสาง (Seiri), สะดวก (Seiton), สะอาด (Seriso), สุขลักษณะ (Seiketsu), และสร้างนิสัย (Shitsuke) เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและไม่เกิดความสูญเปล่าในกระบวนการ
แนวคิด 5ส เป็นแนวคิดที่มีที่มาจากญี่ปุ่นในช่วง 1950s ซึ่งคำว่า 5ส แปลงมาจาก 5S ที่เกิดจากคำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำ ได้แก่ Seiri (整理), Seiton (整頓), Seiso (清掃), Seiketsu (清潔), และ Shitsuke (躾) โดยในแต่ละกิจกรรม 5 ส จะเกี่ยวข้องกับประเด็นดังนี้
- สะสาง (Seiri) คือ การแยกสิ่งของที่สำคัญและไม่สำคัญออกจากกันอย่างชัดเจน
- สะดวก (Seiton) คือ การจัดสิ่งของและเครื่องมือให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกในการนำมาใช้งาน
- สะอาด (Seiso) คือ รักษาความสะอาดของเครื่องมือเครื่องใช้ และซ่อมให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ
- สุขลักษณะ (Seiketsu) คือ การสร้างมาตรฐานแนวปฏิบัติเกี่ยวกับ 5ส เพื่อนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำแค่ช่วงที่มีกิจกรรม 5ส
- สร้างวินัย (Shitsuke) คือ การฝึกนิสัยให้นำหลัก 5ส มาใช้ปฏิบัติจนติดเป็นนิสัยในระยะยาว
จากทั้ง 5ส จะเห็นว่า 5ส เป็นแนวคิดที่มีเป้าหมายในการลดปัญหาในการดำเนินงานที่ทำให้เกิดความสูญเปล่าในกระบวนการดำเนินงาน (Waste) ที่นำไปสู่ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ปัญหาความล่าช้าของการดำเนินงานที่สูญเสียไปกับสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานที่ไม่เหมาะสม ปัญหาขั้นตอนการทำงานที่มากเกินไปจนทำให้งานเสร็จได้ช้ากว่าที่ควร ตลอดจนปัญหาจากอุปกรณ์ที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่สามารถใช้ได้ซึ่งทำให้การดำเนินงานต้องชะงักงัน
ทั้งนี้ สิ่งสำคัญในการนำ 5ส มาใช้ คือ การวัดผลที่ได้จากกระบวนการที่ปรับปรุงโดยหลัก 5ส เพื่อนำผลสำเร็จมาใช้เป็นมาตรฐานการดำเนินงานที่ถูกสุขลักษณะ (ลักษณะที่ถูกต้องตามหลักปฏิบัติเพื่อความปราศจากโรคภัยไข้เจ็บ) ในระยะยาวคล้ายกับแนวคิด Kaizen และ ECRS และในส่วนนี้เองที่ทำให้กิจกรรม 5ส มักจะนำวงจร PDCA มาช่วยในการวัดผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
อย่างไรก็ตาม แม้ว่า 5ส คือสิ่งที่จะถูกนำไปใช้ในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็นในสำนักงานหรือในไลน์การผลิต แต่ในทางปฏิบัติแล้วแนวคิดของหลัก 5ส ยังสามารถนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้ในการปรับปรุงกระบวนการบางอย่างให้มีประสิทธิภาพได้ด้วยเช่นกัน คล้ายกับการนำ SWOT และ PDCA ไปใช้ในชีวิตประจำวัน
สะสาง (Seiri)
สะสาง คือ การแยกสิ่งที่จำเป็นกับสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกัน เป็นกิจกรรมขั้นแรกสุดของ 5ส ที่มีเป้าหมายในการทำให้ในขณะที่ทำงานจริงคล่องตัวขึ้นจากการลดเวลาในการทำเรื่องไม่จำเป็น รวมทั้งลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการใช้เครื่องมือไม่ถูกชนิด (โดยเฉพาะเวลาเร่งรีบ)
โดยการสะสาง (Seiri หรือ Sort) จะเกี่ยวข้องตั้งแต่การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นทั้งเครื่องมือและกระบวนการทำงานที่ไม่จำเป็น รวมถึงการแยกสิ่งที่ใช้บ่อยให้สามารถใช้ได้ง่าย ในขณะที่เก็บสิ่งที่ไม่ค่อยได้ใช้เอาไว้อย่างเหมาะสม
ตัวอย่างเช่น การลดงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน, การลดงานเอกสารที่ไม่มีความจำเป็นตั้งแต่แรก, การนำเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้ออกจากพื้นที่ทำงาน, และการนำสิ่งของที่ไม่ใช้ออกจากโต๊ะทำงาน เป็นต้น
สะดวก (Seiton)
สะดวก คือ การจัดระเบียบและการวางอุปกรณ์ในการทำงานไว้อย่างถูกที่ถูกทาง เมื่อมีการใช้งานอุปกรณ์แล้วก็จะต้องเก็บอุปกรณ์กลับคืนที่เดิมอย่างเป็นระเบียบ แทนที่จะวางเอาไว้เกะกะจนอุปกรณ์ดังกล่าวสูญหายหรือต้องเสียเวลาหาอุปกรณ์ทุกครั้งก่อนที่จะเริ่มงาน
กิจกรรม 5ส ในส่วนของ สะดวก (Seiton หรือ Set in Order) เป็นสิ่งที่จะช่วยลดเวลาในการค้นหาอุปกรณ์ในการทำงานในครั้งต่อ ๆ ไป อีกทั้งยังช่วยให้อุปกรณ์ในการทำงานไม่สูญหาย เพราะเมื่อใช้งานเสร็จผู้ที่ใช้อุปกรณ์ต้องนำอุปกรณ์เก็บคืนที่ทุกครั้ง
สะอาด (Seiso)
สะอาด คือ รักษาความสะอาดของเครื่องมือเครื่องใช้ที่ใช้ในการดำเนินงานอยู่เสมอ และรวมถึงการดูแลซ่อมแซมเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านั้นให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ เพื่อที่การดำเนินงานจะสามารถเกิดขึ้นได้ทันทีที่ต้องการเพราะไม่มีปัญหาเกี่ยวกับเครื่องมือเกิดขึ้น (หรือเกิดขึ้นน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้)
5ส ในส่วนของสะอาด (Seiso หรือ Shine) จะทำให้การดำเนินงานสามารถเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง เพราะการซ่อมบำรุงเครื่องมือหรือเครื่องจักรอย่างต่อเนื่องจะช่วยลดปัญหาความสูญเปล่าที่เกิดจากการรอ อย่างเช่น ในสถานการณ์ที่เครื่องจักรที่ใช้ผลิตเกิดชำรุดขึ้นมาขณะการใช้งาน ทำให้ไม่สามารถดำเนินการผลิตต่อได้
สุขลักษณะ (Seiketsu)
สุขลักษณะ คือ การปฏิบัติ 3 กิจกรรมในข้างต้นอย่างต่อเนื่อง เนื่องจาก 5ส คือกิจกรรมที่จะเห็นผลในระยะยาวจากการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำเพียงแค่ในช่วงที่มีกิจกรรม 5ส เท่านั้น
นอกจากนี้ สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize) ยังรวมไปถึงการสร้างมาตรฐานในการนำแนวปฏิบัติไปใช้หากกิจกรรมเหล่านั้นเป็นไปได้ด้วยดี ด้วยการประเมินผลของกิจกรรมอย่างต่อเนื่องด้วยว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือมีปัญหาที่จุดใดบ้าง ในทางกลับกันหากพบว่ากิจกรรมที่ทำยังไม่สำเร็จผลก็ควรที่จะหาทางปรับปรุงและพัฒนาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่ถ้ากิจกรรมมีประสิทธิภาพอยู่แล้วก็จะต้องนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง
สุขลักษณะ หมายถึง ลักษณะที่ถูกต้องตามหลักปฏิบัติเพื่อความปราศจากโรคภัยไข้เจ็บ
สร้างวินัย (Shitsuke)
สร้างวินัย คือ การนำทั้ง 4 ข้อไปปฏิบัติให้ติดเป็นนิสัยจนเกิดความเคยชิน ซึ่งความเคยชินจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้สามารถทำกิจกรรม 5ส ได้อย่างอัตโนมัติ และจะช่วยให้เกิดกิจกรรม 5ส อย่างต่อเนื่องในระยะยาว
กล่าวคือ ไม่ว่าจะมีแนวทางในการพัฒนาไปในทางที่ดีมากแค่ไหน แต่ถ้าหากไม่นำแนวทางดังกล่าวมาปฏิบัติอย่างต่อเนื่องสุดท้ายก็จะกลายเป็นสิ่งที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์อะไรนอกจากการเป็นเพียงแค่งานเทศกาล 5ส ที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว